Viele Manager und Besitzer von Fitnessclubs kennen dieses Szenario nur zu gut: Das erste Jahr nach der Eröffnung des Clubs geht zu Ende und die Ergebnisse sind immer noch nicht zufriedenstellend, was sich natürlich auf das allgemeine Wohlbefinden und die Motivation auswirkt. Nach einiger Zeit, die man noch "im" Club verbringt, verfällt man in die Routine des Geschehens, zusätzliche Ideen gehen zu Ende und die finanziellen Auswirkungen sind immer noch enttäuschend. Man beginnt zu denken: "Was mache ich falsch? Ich habe doch einen schönen Verein, tolle Mitarbeiter und viele verschiedene Kurse und Trainings! Wo mache ich einen Fehler, was kann ich tun, um die Leistung meines Clubs zu verbessern?' Das ist eine sehr typische Situation, vor allem jetzt, da Netzwerkclubs oder Selbstbedienungsclubs den Markt überfluten. Warum ist das so? Warum zieht ein Club nicht so viele Kunden an, wie der Besitzer erwartet, oder warum ist die Kundenbindung im Club gering?
Leider ist die Antwort nicht so einfach und klar. Es müssen auf jeden Fall Maßnahmen ergriffen werden, aber sie müssen auf soliden Kenntnissen und Einsichten beruhen. Hier kommt eine ziemlich neue Dienstleistung ins Spiel, die alle Fragen beantwortet, die man über das eigene Unternehmen hat - es ist ein Betriebsaudit. Dieser zweistufige Prozess sollte in einem Fitnessclub von einem spezialisierten Beratungsunternehmen durchgeführt werden. Im Anschluss daran findet ein Treffen mit dem Manager oder Eigentümer des Fitnessstudios statt, um weitere Informationen über die finanzielle Lage des Clubs, den Geschäftsplan und die Ziele, die Rollenverteilung im Club usw. zu sammeln.
Harte Prüfung
Der erste Teil der Betriebsprüfung wird als "Hard Audit" bezeichnet. Dabei handelt es sich um Maßnahmen und Schritte auf der Grundlage von Zahlen, die Aufschluss über die tatsächliche finanzielle Lage geben. Dies bezieht sich auf die Einnahmen des Fitnesscenters und deren prozentuale Aufteilung auf bestimmte Verkaufsgruppen wie z. B.: Mitgliedschaften, Personal Training, andere Dienstleistungen. In diesem Stadium ist es auch wichtig zu wissen, wie viele aktive Mitglieder es im Verhältnis zur gesamten Datenbank gibt und warum. Es ist auch hilfreich zu erfahren, wie viel Prozent der Kunden zusätzliche Dienstleistungen des Clubs in Anspruch nehmen, welche Dienstleistungen rentabel und welche unzureichend sind. Ein Wirtschaftsprüfer nutzt das Managementsystem des Clubs, um weitere Daten zu sammeln, die es in den meisten Fällen ermöglichen, viele Berichte zu erstellen, die zur Analyse der Situation des Managers im Club benötigt werden. Eines dieser Unternehmen, das sich dynamisch auf der ganzen Welt entwickelt und neue Märkte erschließt, ist PerfectGym.
In diesem Teil der Betriebsprüfung können die Manager Folgendes erfahren:
- Was sind die Spitzenzeiten im Club und warum?
- wie viel Zeit ein typisches Clubmitglied im Durchschnitt dort verbringt und warum,
- welche Gruppenkurse zu verschiedenen Tageszeiten und an Wochenenden besucht werden und warum,
- welche Gruppenkurse am beliebtesten sind und warum.
Darüber hinaus erhält ein Manager auch Informationen über die Verweildauer und die Umwandlungsrate von Leads oder einzelnen Fitnessstudio-Besuchen in Vollmitglieder usw. Dieser Teil des Audits ist eine große Menge an Informationen, die der Eigentümer meist zur Hand hat, aber nicht genau weiß, wie er sie lesen und nutzen soll. Um eine bessere Perspektive zu haben, wird den Managern außerdem eine Analyse des lokalen Marktes vorgelegt, die das Potenzial der Stadt oder des Gebiets, in dem sich der Club befindet, mit den Möglichkeiten des Clubs kombiniert.
Die Prüfer analysieren die Nutzung der Räumlichkeiten und Geräte im Club im Hinblick auf Sauberkeit, Effizienz und Zugänglichkeit für die Nutzer des Fitnessstudios. Ein interessanter Punkt des Hard Audits ist die Analyse des Pachtvertrags im Hinblick auf mögliche Verhandlungsbedingungen oder die Nutzungsrechte des Eigentümers. Der Prüfer wird die fixen und variablen Kosten des Clubs im Hinblick auf ihre Optimierung untersuchen.
Schließlich geht es bei der harten Prüfung um die Untersuchung des Verkaufs von Mitgliedschaftsverträgen im Hinblick auf die Anpassung des Angebots und die Maximierung des Umsatzes und der zusätzlichen Dienstleistungen unter dem Gesichtspunkt der Gewinnspanne sowie um die Analyse der Preise und Lieferanten, um das Potenzial zur Steigerung der Einnahmen des Clubs zu ermitteln. Die letzte Phase des ersten Teils der Prüfung ist die Analyse der gesamten Dokumentation. Es lohnt sich, Unfallformulare, Stellenausschreibungen, Kassenformulare, Verkaufsberichte, Club-Eröffnungen und -Schließungen, Personalakten, das Club-Budget usw. genauer unter die Lupe zu nehmen.