Ein kompletter Leitfaden für Fitnessstudio-Verkaufssoftware

Der Betrieb eines Fitnessclubs hat viele Facetten: Abläufe, Kundenbetreuung, Finanzen und Wartung der Geräte sind nur einige davon. Clubbesitzer müssen viele verschiedene Dinge gleichzeitig tun, damit ein Fitnessstudio funktioniert. Und wenn eine Platte herunterfällt und zerbricht, kann das manchmal eine Katastrophe für die ganze Show bedeuten.

Ja, das Management von Fitnessclubs ist schwierig.

Aber es gibt eine Geheimwaffe, die die meisten Clubs nicht für ihr Geschäft nutzen: Ein fortschrittliches Point-of-Sale-System (POS).

Wenn Sie ihr Potenzial voll ausschöpfen, kann die POS-Software das gesamte operative Tagesgeschäft Ihres Fitnessclubs vereinfachen. Sie ist wie das Auge am Himmel, das alles weiß, was in Ihrem Fitnessstudio passiert.

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Im Grunde genommen können ganzheitliche Kassensysteme die betrieblichen Abläufe entmystifizieren, Ihren Club finanziell besser verwalten und auch die Zufriedenheit Ihrer Mitglieder steigern.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Gründe, warum Fitnesseinrichtungen ihr Kassensystem aufrüsten sollten
• Beispiele aus dem wirklichen Leben, wie ein großartiges POS-System ein Fitnessstudio verändern kann
• Eine Aufschlüsselung der Funktionen, die ein gutes POS-System haben sollte

Warum brauchen Fitnessstudios bessere POS-Systeme?

Trotz des Namens sind Kassensysteme nicht nur dazu da, um Transaktionen mit Clubmitgliedern am Schalter durchzuführen. Die besten digitalen Kassensysteme können den Geldbetrag, den die Mitglieder in Ihrem Club ausgeben, tatsächlich erhöhen und auch die Verwaltungsprozesse beschleunigen.

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In Fitnessclubs verwenden die Besitzer jedoch in der Regel mehrere Systeme, um ihre Anlage zu verwalten. Das kann kompliziert sein und dazu führen, dass Sie ein Durcheinander von Berichten haben und Informationen nicht schnell erfassen können.

Außerdem können Altsysteme anfällig für Störungen sein, was dazu führt, dass Ihr System mit dem Ansturm von Informationen überlastet wird und abstürzt. Solche Vorfälle können Ihren Club zum Stillstand bringen und die Mitglieder frustrieren, weil Ihre Mitarbeiter an der Kasse nichts mehr tun können.

Eine gute POS-Software kann jedoch ein neues Maß an Effizienz in Ihre Rezeption bringen, was Ihre Einrichtung professioneller, reibungsloser und hilfreicher für Ihre Fitnessmitglieder macht.

Die Fitnessbranche wächst exponentiell, was bedeutet, dass die Verbraucher immer mehr auf ihr Wohlbefinden achten. Dies hat auch zu einer Zunahme konkurrenzfähiger Fitnessalternativen wie Workout-Apps und intelligente Heimtrainingsgeräte geführt. Um im Rennen zu bleiben und Ihr Geschäft auszubauen, muss Ihre Anlage wie eine gut geölte Maschine laufen.

Junge Menschen sind die vorherrschende Bevölkerungsgruppe, die sich derzeit mit ihrer Fitness beschäftigt, sie sind an blitzschnelle Systeme und intuitive mobile Bezahlverfahren gewöhnt. Die Messlatte wird immer höher gelegt, so dass es nur logisch ist, dass Fitnessclubs ihre Kassensoftware gegen intelligentere Modelle austauschen müssen, um dieser Erwartung gerecht zu werden

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Wie kann ein fortschrittliches POS-System Ihrem Fitnessstudio helfen?

Die Erwartungen der Fitnessclub-Mitglieder steigen, sie verlangen einen schnelleren Service und mühelosen Zugang zu allen Ihren Einrichtungen. Ihre Mitarbeiter können jedoch nicht überall sein und alles auf einmal wissen. Menschliche Fehler können Ihr Unternehmen viel kosten. Daher braucht Ihr Team ein wenig Hilfe, um die von den Mitgliedern gewünschte Betreuung zu gewährleisten.

Die Verwendung eines einzigen POS-Systems für Buchungen, Zahlungen, Kundenregistrierung, Notizen, Inventar, Analysen und Berichte bedeutet, dass Ihr gesamtes Team von einem System aus arbeiten kann, was die monatliche Berichterstattung auch für Sie sehr viel einfacher macht.

Kurs- und PT-Buchung

Wenn Ihre Kunden sich nach einem Kurs erkundigen, ist dies eine hervorragende Gelegenheit, nicht nur die Einnahmen Ihres Fitnessclubs zu steigern, sondern auch Ihr Alleinstellungsmerkmal zu präsentieren. Kurse sind nicht nur ein Fitnesserlebnis, sondern auch ein verbindendes Erlebnis.

Aufgrund veralteter Systeme oder komplexer Benutzeroberflächen kann der Buchungsprozess für Mitarbeiter oder Mitglieder, die Selbstbedienungskioske verwenden, jedoch manchmal ein mühsamer und langwieriger Prozess sein. Mit einem multifunktionalen System wie PerfectGym kann das Personal an der Rezeption Kurse buchen, Rechnungen ausstellen, Zahlungen entgegennehmen und Erinnerungen verschicken - alles innerhalb des Point of Sale-Systems.

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Die Reaktionsschnelligkeit Ihrer POS-Software für Fitnessstudios kann Ihren Kundenservice verbessern, indem sie den Fitnessstudiobesuch Ihrer Mitglieder komfortabler und angenehmer macht.

Durch die Integration Ihrer Kurs- und PT-Buchungen in Ihr Clubmanagementsystem erhalten Sie außerdem einen Überblick darüber, wie gut die Kurse besucht werden, welche Zeitfenster am beliebtesten sind und welche Art von Training oder Trainer am meisten nachgefragt wird, indem Sie Berichte erstellen und die Daten für Ihr E-Mail-Marketing nutzen.

Informationen wie diese können Ihnen helfen, bessere Wachstumsstrategien für Ihre Fitnesseinrichtung zu entwickeln und potenzielle Lecks in Ihren Einnahmeströmen zu schließen.

Kundennotizen

Auch wenn alle Ihre Mitglieder wegen ihrer Gesundheit und Fitness in Ihre Einrichtung kommen, sind sie doch Individuen mit einzigartigen Bedürfnissen und Wünschen, was bedeutet, dass sie auch eine persönliche Betreuung benötigen.

Angesichts der weit verbreiteten Automatisierung und allgemeiner Dienstleistungen tragen ein wenig Verständnis und menschliche Zuwendung heutzutage wesentlich zur Loyalität zwischen Fitnessmitgliedern und Clubs bei. Eine Studie von Wunderman ergab, dass US-Konsumenten Marken bevorzugen, die ein höheres Maß an Kundenservice bieten. Die Verwendung von Kundennotizen in einem Kassensystem für Fitnessstudios kann bei der Bereitstellung dieser Betreuung sehr hilfreich sein.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre Beobachtungen über die Mitglieder, mit denen sie zu tun haben, zu notieren, kann Ihr Club ihnen einen individuelleren Service bieten.

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Wenn zum Beispiel jemand bemerkt, dass das Mitglied auf dem Weg aus dem Fitnessstudio immer einen Proteinriegel kauft, fügen Sie eine Notiz hinzu: "Bieten Sie Martha den Proteinriegel Salted Caramel an. Wenn er ermäßigt ist, empfehlen Sie ihr, mehrere zu kaufen".

Ein solches Angebot ist für das Mitglied relevant, was bedeutet, dass es eher zum Kauf bereit ist.

So fühlen sich Ihre Mitglieder nicht nur gut betreut, sondern es trägt auch zur Steigerung Ihrer Verkaufszahlen bei.

Verwaltung der Umkleideräume

Egal ob Sie ein preisgünstiges Fitnessstudio, eine Boutique oder eine Luxusmarke sind, Ihre Mitglieder erwarten saubere, hygienische Einrichtungen. Aber sie wollen auch nicht warten müssen, während die Räume und Geräte gereinigt werden.

In einem Fitnessstudio, das rund um die Uhr geöffnet ist, mag das eine große Herausforderung sein. Mit einem POS-System, das in Ihre elektronisch betriebenen Schließfächer integriert ist, können Sie die Kapazität der Umkleideräume jedoch problemlos überwachen.

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Auf diese Weise können Sie die Umkleideräume bei geringer Auslastung reinigen, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung immer für die Mitglieder einsatzbereit ist.

Mit einem fortschrittlichen POS-System können Ihre Mitarbeiter an der Kasse außerdem elektronisch mit den Schließfächern kommunizieren. Wenn eine Person während des Trainings den Zugang zu ihrer Mitglieds-/Schließfachkarte verliert oder vergisst, welches Schließfach ihr gehört, kann Ihr Team sehen, welches Schließfach das Mitglied gewählt hat, und es auch aus der Ferne für das Mitglied freischalten.

Einzelhandelsverkauf

Sekundärausgaben oder Zusatzausgaben sind alle zusätzlichen Einnahmen, die durch den Verkauf von Produkten generiert werden, die nicht zur Haupteinnahmequelle des Fitnessstudios gehören. Artikel wie Sportbekleidung, Proteinpulver oder Ernährungs-Kochbücher sind solche Beispiele für Zusatzausgaben.

Heutzutage erwarten die Verbraucher, dass sie viele der Lösungen, die sie suchen, an einem Ort finden. Auf den Fitnessbereich bezogen bedeutet dies, dass die Mitglieder Ihres Fitnessclubs mehr erwarten als nur Ellipsentrainer und Laufbänder. Sie erwarten, dass Sie ihnen auch andere gesundheitsbezogene Lösungen anbieten.

Als Reaktion auf diese neue Nachfrage haben die Fitnessstudios ihr Angebot an Zusatzprodukten erweitert.

Equinox ist der König unter den Anbietern von Zusatzprodukten. Die Marke, die sich einen Namen für Luxus und Exklusivität gemacht hat, bietet Wellness-Dienstleistungen, Wasserflaschen und Bekleidung an und wird im Laufe des Jahres ihr Produkt "Fitness-Retreats" sowie ein Luxus-Fitness-Hotel auf den Markt bringen, womit sie auch in der Reisebranche Fuß fasst.

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Neben dem verbesserten Erlebnis für die Mitglieder und den zusätzlichen Einnahmen können sekundäre Ausgaben jedoch auch eine höhere betriebliche Komplexität mit sich bringen.

Fortschrittliche POS-Systeme können Ihre Mitarbeiter bei der Umsatzgenerierung, der Bestandsverwaltung und der Abwicklung und Speicherung von Zahlungstransaktionen für Secondary Spend-Produkte unterstützen.

Mit den Smart Spend Recommendations von PerfectGym empfiehlt unsere Kassensoftware beispielsweise Produkte, die Ihren Mitgliedern gefallen oder die sie brauchen könnten. Ähnlich wie bei Amazon analysiert die Software die Daten der Mitglieder und gleicht sie mit den Produkten ab, die Ihre Einrichtung anbietet.

Mit einer solchen Funktion können Ihre Mitarbeiter Produkte anbieten, die für Ihre Kunden wirklich nützlich sind.

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Der Einsatz eines solchen Systems in Ihrem Fitnessstudio kann Ihre Zusatzeinnahmen wirklich steigern und Ihrem Service einen zusätzlichen personalisierten Vorteil verschaffen.

Finanzdaten des Clubs

Mit POS-Systemen für Fitnessclubs können Sie alle Transaktionen Ihres Clubs an einem Ort speichern. Es kann Ihnen zeigen, wer bezahlt hat, wer die Zahlung bearbeitet hat und wann. Das bedeutet, dass Sie viele verschiedene Arten von Finanzberichten mit ein paar einfachen Klicks exportieren können. Mit einer solchen Funktion sind Sie in der Lage, alle Einnahmen Ihres Clubs nachzuvollziehen und, was noch wichtiger ist, zu erfahren, woher diese Einnahmen kommen.

Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre Kurse erstaunlich gut laufen, aber die Einnahmen aus der Mitgliedschaft gering sind. Oder dass Sie mit Ihren Sekundärausgabeprodukten mehr liefern als nachgefragt wird.

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Was auch immer der Fall ist, mit klaren Finanzberichten, die von einem fortschrittlichen Point-of-Sale-System erstellt werden, sind Sie in der Lage, datengestützte Managemententscheidungen für Ihren Club zu treffen.

Darüber hinaus kann diese Art von nahtloser Berichtsfunktion auch eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, Ihre Steuern genau zu melden und die Provisionszahlungen für Ihr Team zuzuweisen.

Provisionen

Gute Kassensysteme verfolgen nicht nur die finanziellen Transaktionen Ihres Fitnessclubs, sondern auch, wer von Ihren Mitarbeitern den Verkauf getätigt hat.

Wenn Sie ein Protokoll über die Verkäufe Ihrer Mitarbeiter an der Rezeption führen, können Sie die Teammitglieder genau mit Provisionen belohnen. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit zu sehen, welche Teammitglieder die meisten Mitgliedschafts- oder Zusatzverkäufe getätigt haben und welches Teammitglied hinterherhinkt. Solche Übersichten können Ihnen einen echten Einblick in die Leistung Ihres Teams geben.

Wenn Sie sehen, dass Ihr Team zu wenig Umsatz macht, können Sie sich gemeinsam Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Mitgliederzahlen und Produktkäufe steigern können.

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Mit der Clubmanagement-Software von PerfectGym können Clubbesitzer je nach Club, Art des Personals und Metriken der getätigten Verkäufe unterschiedliche Provisionsregeln festlegen. Das bereits integrierte PerfectGym POS-System kann dann überwachen, welches Teammitglied einen Verkauf an der Rezeption getätigt hat, und diese Informationen direkt an das Club-Management-System zurücksenden, wo Sie die Provisionsberichte einfach einsehen können.

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Welche Funktionen bietet eine gute POS-Software?

Nicht alle Kassensysteme sind gleich. Einige Kassensysteme bieten nur das Nötigste an Verkaufsfunktionen für Fitnessclubs. Und wenn Sie nur das Nötigste anbieten, kann das für Ihr Fitnessstudio funktionieren.

Langfristig können die einfachen Kassensysteme jedoch nicht immer mit dem Wachstum einiger Fitnesseinrichtungen Schritt halten. Das führt zu technischen Problemen und Brüchen im Mitgliederservice. Deshalb ist es wichtig, ein Kassensystem zu verwenden, das alle Ihre zukünftigen Expansionspläne bewältigen kann.

Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie beim Kauf eines Kassensystems für Fitnessstudios achten sollten:

Super einfache UX & einfache Registrierung

Ein Kassensystem für Fitnessstudios kann noch so schön ausgestattet sein, wenn die Benutzeroberfläche wie das Armaturenbrett des Raumschiffs Enterprise aussieht, hat es keinen Sinn, dass Ihre Mitarbeiter es benutzen. Das führt nur zu Frustration, und schließlich soll ein POS-System Ihnen und Ihrem Team das Leben erleichtern, nicht erschweren.

In der Tat sind fortschrittliche Kassensysteme komplexe und multifunktionale technische Geräte, aber das bedeutet nicht, dass sie kompliziert zu bedienen sind.

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Die UX eines guten Kassensystems ist wie folgt:

• Auf einen Blick lesbare Informationsseiten
• Optisch ansprechend mit großen Schriftarten
• Konsistente Funktionsbezeichnungen und klare Navigationsregister mit leicht verständlichen Symbolen
• Minimales Design auf der Seite, damit der Benutzer genau versteht, wofür die Seite da ist

Papierloser Vertrag & E-Signatur

Online-Kassensysteme sollten für Ihr Unternehmen weniger Papierablage bedeuten. Vorbei sind die Zeiten, in denen jedes Mitglied, das Sie jemals hatten, einen Vertrag in Papierform in irgendeinem dunklen Schrank ablegte.

Online-Verträge sind nicht nur gut für die Umwelt, sondern sie sparen auch eine Menge an Druckerpatronen und Papier und machen Ihren Kunden das Leben leichter. Niemand möchte sich um eine ausgedruckte Kopie seines Vertrags kümmern. Schicken Sie ihm stattdessen den Vertrag zu, damit er ihn als digitale Kopie auf seinem eigenen Laufwerk aufbewahren kann.

Und wie sollen die Mitglieder ihren Vertrag unterschreiben, wenn sie ihn nicht physisch unterzeichnen können? Mit einer E-Signatur. Statt mit Stift und Papier können Ihre Mitglieder ihren Namen mit einem Stift und einem elektronischen Digipad unterschreiben. Der Stift und das Pad ahmen dann die Bewegungen nach, mit denen der digitale Vertrag unterzeichnet wird.

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Ein digitaler Vertrag muss nicht mehr physisch ausgefüllt werden, und die Daten Ihrer Mitglieder sind an einem einzigen Ort sicher. Sie können diese Informationen sogar automatisch in Ihr CMS übernehmen, um mit der Clubmanagement-Software von PerfectGym Mitgliederprofile zu erstellen.

Die Registrierung neuer Mitglieder ist somit einfacher und schneller und Ihre Mitarbeiter können sich auf wichtige Dinge wie die Einweisung in die Einrichtung oder die Steigerung der Teilnehmerzahlen konzentrieren.

Robuste Funktionen & schnelle Zahlungen

Haben Sie schon einmal schnell etwas gebraucht, und Ihr Computer hat sich in diesem Moment festgefressen, lädt nur langsam oder stürzt ab? Die Frustration, die Sie empfinden, wenn Sie Effizienz brauchen und etwas Sie aufhält, ist kaum zu überbieten.

Stellen Sie sich vor, Ihr Team oder Sie selbst müssten dieses Gefühl jedes Mal durchleben, wenn sie eine Zahlung durchführen. Stellen Sie sich vor, wie sich Ihre Mitglieder dabei fühlen würden?

Letztendlich sollte Ihr Kassensystem für Fitnessstudios eines sehr gut können: Zahlungen verarbeiten. Die meisten Menschen zahlen nicht mit Bargeld, und dank der mobilen Technologie verwenden die meisten Menschen nicht einmal mehr eine physische Karte. Daher sollten die besten Kassensysteme für Fitnessstudios leistungsfähig genug sein, um Zahlungen schnell zu verarbeiten, und robust genug, um alle Arten von Zahlungen zu akzeptieren.

Denken Sie daran, dass Ihr Kassensystem Ihrem Team das Leben erleichtern und für Ihre Mitglieder bequemer sein sollte. Beliebte bargeldlose Zahlungsarten, die Ihre Mitglieder verwenden könnten:

• Apple Pay
• Google-Geldbörse
• Kontaktlose Kartenzahlung
• Kreditkarte

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Darüber hinaus ist Ihr Kassensystem auch dafür verantwortlich, wie schnell und präzise Kundenanfragen beantwortet werden. Wenn ein Mitglied einen Kurs buchen, einen Mitgliedsbeitrag bezahlen, Eintritt erhalten oder seinen Vertrag kündigen möchte und Ihre Mitarbeiter ihm nicht weiterhelfen können, ist das eine schlechte Kundenerfahrung, noch schlimmer, wenn dies während der Stoßzeiten geschieht.

Ihre Mitglieder erwarten Ergebnisse, daher sollte das POS-System Ihrer Fitnesseinrichtung kein Eintagsfliege sein.

Multifunktionale Kassensysteme können viele Prozesse verarbeiten, was bedeutet, dass sie schnellere Prozessoren und eine höhere Leistung benötigen. Sie müssen robust genug sein, um viele Aufgaben auf einmal zu bewältigen, und gleichzeitig intelligent genug, um Aufgaben effizient zu erledigen. Natürlich sind solche Systeme nicht umsonst zu haben. Aber das ist der einzige Punkt, an dem Qualität über Quantität geht.

Wenn Sie bei der Qualität und der Funktionalität Ihres Kassensystems für Fitnessstudios Abstriche machen, kann das später zu Albträumen führen.

Integrieren Sie mit anderer Software von Drittanbietern

Die besten Kassensysteme für Fitnessstudios sind in der Lage, sich nahtlos in andere Software zu integrieren, die Sie für den Betrieb Ihres Fitnessstudios verwenden, so dass Sie alle Daten an einem Ort abrufen, nutzen und speichern können.

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Die Verwendung vieler verschiedener Systeme kann unübersichtlich sein. Sie können daher eine Integration vornehmen, mit der Sie alle Aspekte Ihres Fitnessstudios kontrollieren können. Mit einer offenen API können Sie zum Beispiel Ihre Zugangskontrollen in das Kassensystem Ihres Clubs integrieren und den Zutritt von der Rezeption aus steuern. PerfectGym arbeitet bereits mit dem führenden Anbieter von Zutrittskontrollsystemen, Gantner, zusammen, so dass unsere Kunden die Anwesenheitsstatistiken ihres Fitnessstudios überwachen, nicht zahlende Mitglieder sperren und Schließfächer und Eingangstore von der Rezeption aus fernsteuern können.

Sie können Ihr Kassensystem auch in Ihr Clubverwaltungssystem integrieren, so dass alle Transaktionen direkt in Ihr System eingegeben werden können und Berichte einfach darin erstellt werden können. Auf diese Weise können Sie auch die Transaktionszeiten einsehen und sehen, wer die Zahlung getätigt hat.

Cloud-basiert & verschlüsselt

Bei so vielen sensiblen Daten, die Ihr System durchlaufen, muss Ihre POS-Software sicher sein. Und mit sicher meinen wir sicher vor dem Zugriff anderer auf die Daten Ihrer Kunden und auch sicher vor technischen Ausfällen. Wenn der Strom ausfällt oder die Festplatte Ihres Systems gelöscht wird, haben Sie im Grunde alle Ihre Kundeninformationen, Verkaufsinformationen, Inventar, Provisionen, Finanzberichte und vieles mehr verloren.

Wäre das nicht herzzerreißend?

Glücklicherweise sind erstklassige POS-Systeme auf solche End-of-the-World-Szenarien vorbereitet. Mit dem mehrfachen Cloud-Hosting, das PerfectGym anbietet, können die POS-Daten Ihres Fitnessstudios alle zwei Stunden automatisch gespeichert werden.

Außerdem könnten Sie aufgrund der auf Ihrem System gespeicherten Daten zum Ziel von Cyber-Hackern werden, die in Datenbanken eindringen, um Daten zu stehlen und an Kriminelle weiterzuverkaufen.

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Als Eigentümer einer Einrichtung sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Sicherheit der privaten Daten Ihrer Mitglieder zu gewährleisten. Die beste Möglichkeit, dies zu tun, ist die Installation eines Kassensystems, das mit einer starken Verschlüsselung ausgestattet ist, die den Empfehlungen des Payment Card Industry Data Security Standard entspricht.

Kurz und bündig...

Die Anschaffung eines robusten und multifunktionalen Kassensystems kann den täglichen Arbeitsablauf in Ihrer Fitnesseinrichtung erleichtern. Eine bessere Organisation und Verwaltung bedeutet, dass Sie nicht mehr in der Verwaltung ertrinken, sondern sich auf die Betreuung Ihrer Mitglieder und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Wenn Sie einen Schritt weiter gehen und wachsen möchten, kann Ihnen die POS-Software für Fitnesseinrichtungen dabei helfen, dieses Wachstum zu bewältigen. Mit den oben aufgeführten Funktionen kann Ihr Kassensystem als ein weiteres wertvolles Teammitglied fungieren, das Ihrer Einrichtung den Rücken freihält.