Kundenorientierte Unternehmen auf der ganzen Welt bereiten sich auf die Wiedereröffnung vor und werden dabei mit neuen, schwierigen Herausforderungen konfrontiert, die sie noch nie zuvor erlebt haben. Sie müssen sich auf noch nie dagewesene Vorschriften einstellen, bei denen die öffentliche Sicherheit an erster Stelle steht.
Vor allem für Fitnessstudios werden sich die neuen Vorschriften zur öffentlichen Gesundheit wahrscheinlich auf jeden Aspekt ihres Geschäfts auswirken.
Die harte Realität ist, dass Fitnessstudios und -einrichtungen, wenn sie die Erlaubnis zur Eröffnung erhalten, mehr Verantwortung und Druck als je zuvor haben werden.
Die meisten Fitnessstudios stehen nach den Verlusten, die sie in dieser Zeit der erzwungenen Schließungen erlitten haben, unter enormem finanziellen Druck. Sie werden auch durch neue Richtlinien belastet, die extreme neue Hygienemaßnahmen und Kapazitätsbeschränkungen erfordern .
Niemand kann vorhersagen, wie genau die sozialen Distanzierungsmaßnahmen in den Fitnessstudios aussehen werden, wie lange sie durchgesetzt werden oder ob sie in einigen Monaten zurückkehren werden. Wenn Fitnessstudios jetzt starke operative Systeme zur Regulierung der Mitgliederströme einrichten, können sie ihren Betrieb in der Zukunft sichern.
Glücklicherweise sind die meisten Fitnessstudios bereits mit grundlegenden Tools in ihren Managementsystemen ausgestattet, die zur Anpassung an diese neuen Kapazitätsparameter verwendet werden können.
Fitnessstudios müssen jetzt handeln, um klare und umsetzbare Verfahren für die Wiedereröffnung ihrer Türen zu schaffen.
Dieser Artikel behandelt:
- Neue Hygieneverfahren
- Kommunikationsstrategien mit Mitgliedern
- Strategien für das Kapazitätsmanagement
- Wie Softwarelösungen Ihre neuen Richtlinien unterstützen können
Halten Sie es sauber
Bevor Sie betriebliche Richtlinien für die Wiedereröffnung Ihres Fitnessstudios erstellen können, sind Sie dafür verantwortlich, eine möglichst sichere Umgebung für Ihre Mitarbeiter und Mitglieder zu schaffen. Ihr Fitnessstudio muss wahrscheinlich die neuen, von den örtlichen Behörden vorgeschriebenen Reinigungsstandards erfüllen, die anhand von Kennzahlen gemessen werden können.
Ihre Reinigungsrichtlinien müssen gründlich, sorgfältig und nachvollziehbar sein. Sie müssen einen klaren Reinigungsplan durchsetzen, der niemals in Frage gestellt wird: Wenn Sie es nicht übertreiben, tun Sie wahrscheinlich nicht genug.
Jeder Teil Ihres Fitnessstudios, von den Geräten bis zu den Empfangstresen, muss nach einem strengen Zeitplan gereinigt werden, auch wenn er nicht benutzt wurde.
Außerdem müssen Sie Ihren Mitgliedern zeigen, dass Sie sich für ihre persönliche Gesundheit einsetzen, damit sie gerne wieder in Ihr Fitnessstudio kommen. Daher müssen Sie strenge Richtlinien aufstellen, an die sich Ihr Personal, das Reinigungsteam und die Mitglieder halten müssen.
In der Zwischenzeit sollten Sie auch zusätzliche hygienische Sicherheitsvorkehrungen für die soziale Distanzierung in Betracht ziehen.
Neben der Raumnutzung für den Abstand zwischen den Geräten können Sie auch vorübergehende Kunststoffbarrieren um die Geräte herum in Betracht ziehen, die sich leicht desinfizieren lassen.
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Klare Kommunikation mit den Mitgliedern
Ihre Mitteilungen an die Mitglieder sollten mehr sein als nur die Mitteilung, dass Ihr Fitnessstudio wieder in Betrieb ist!
Während Ihr Fitnessstudio mit der Einführung neuer Hygiene- und Kapazitätsrichtlinien beginnt, müssen Sie Ihre Mitglieder Schritt für Schritt auf dem Laufenden halten. Dazu gehört, dass Sie sie über Folgendes informieren:
- wie und wann sie Ihr Fitnessstudio betreten können
- welche Maßnahmen Ihr Fitnessstudio ergreift, um die staatlichen Richtlinien einzuhalten
- wie Sie der Sicherheit Ihrer Mitglieder Priorität einräumen
- für was Ihre Mitglieder persönlich verantwortlich sind
Die konsistente Kommunikation, die Sie mit Ihren Kunden während des Lockdowns aufgebaut haben, sollte auf diesem hohen Niveau bleiben.
Sie müssen Ihre Omnichannel-Kommunikationsplattform nutzen, um Ihre Mitglieder regelmäßig über Ihren Club und ihre persönlichen Besuche zu informieren. Dies bedeutet, dass Sie regelmäßig Korrespondenz per E-Mail, SMS und ggf. über eine mobile App versenden.
In diesem Extremfall sollten Sie keine Angst davor haben, Ihre Kunden mit der häufigen Nutzung von Massenkommunikation zu belasten. Ihre Kunden werden wahrscheinlich Bedenken haben, überhaupt wieder ins Fitnessstudio zu kommen.
Indem Sie sie über alle neuen Systeme und Richtlinien Ihres Clubs auf dem Laufenden halten, zeigen Sie, dass Ihnen ihre Gesundheit und Sicherheit am Herzen liegen.
Ein Großteil dieser Korrespondenz über einen Club und einzelne Mitglieder kann automatisiert werden. Planen Sie zumindest wöchentliche Rundschreiben über den Status Ihres Clubs und die Zugangsbedingungen für Mitglieder ein.
Wenn Ihr Club die Teilnahme per Voranmeldung zulässt, sollten Sie automatische Bestätigungs- und Erinnerungsbenachrichtigungen einrichten, um Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten.
Sie müssen Ihre Mitglieder über die neuen Erwartungen des Unternehmens an ihre persönliche Hygiene aufklären. Lassen Sie die Mitglieder vor ihrer Rückkehr eine Vereinbarung unterzeichnen, in der sie sich verpflichten, die neuen persönlichen Maßnahmen einzuhalten, z. B. häufiges Händewaschen, Reinigung der Maschinen oder neues Verhalten in den Umkleideräumen.
Ähnlich wie bei den Hygienemaßnahmen wird auch die Einhaltung des sozialen Abstands von großer Bedeutung sein. Die Fitnessstudios haben ihre Grundrisse bereits so umgestaltet, dass die Abstände zwischen den Geräten möglichst groß sind. Als Faustregel für Cardiogeräte kann man sagen, dass auf drei Laufbänder, Spinning-Bikes, Stepper usw. jeweils ein Benutzer kommt.
System zur Überwachung der Kapazität und zur Festlegung von Grenzwerten
Fitnessstudios brauchen klare und präzise Pläne für ihr Kapazitätsmanagement. In absehbarer Zukunft wird es den Mitgliedern nicht gestattet sein, nach Belieben zu trainieren.
Für Gruppenkurse wird es sehr strenge Beschränkungen geben, die sich nach der Raumgröße und der Kapazität des gesamten Fitnessstudios richten.
Sie werden die Anzahl der Personen (Mitarbeiter und Mitglieder), die sich gleichzeitig in Ihrer Einrichtung aufhalten dürfen, streng begrenzen müssen. Außerdem brauchen Sie ein klares System, das sicherstellt, dass die Kapazität nie überschritten wird.
Das Kapazitätsmanagement kann durch verschiedene Strategien erreicht werden:
- Manuelles Ein- und Auschecken
- Im Voraus gebuchte Termine
- Zugangskontrollbeschränkungen
Manuelle (Front Desk) Kapazitätsstrategien
Viele Fitnessstudios bevorzugen die manuelle Steuerung der Mitgliederkapazität durch das Personal. Bei dieser Methode ist das Personal an der Rezeption für die Überwachung der Ein- und Ausgänge zuständig, um sicherzustellen, dass die maximale Besucherzahl nicht überschritten wird.
Diese Methode eignet sich am besten für kleinere Fitnessstudios oder solche mit vielen Kontakten, die bereits mit dem Check-in an der Rezeption vertraut sind, im Vergleich zu automatisierten Zugangskontrollen. Sie erfordert keine unmittelbare Umstellung des Managementsystems, erfordert aber unweigerlich große Sorgfalt und Aufmerksamkeit von Ihrem Personal.
Dieses System erfordert auch, dass Ihre Mitglieder ein Check-out-Verfahren einhalten, was oft übersehen wird, wenn sie nach dem Training freiwillig gehen.
Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, wie Ihre Software- und Hardwarelösungen für Fitnessstudios diesen Prozess unterstützen können, selbst wenn das Personal manuell für diese Vorgänge zuständig ist. Erstens können Sie die maximale Kapazität Ihres Clubs in Ihrem Managementsystem senken.
Wenn Gäste mit Zugangsgeräten (Karten, Schlüssel usw.) ein- und auschecken, werden die Mitglieder im Verhältnis zur Kapazität verfolgt.
Sobald die Kapazität erreicht ist, sperrt das System den weiteren Zugang zum Club. Mitglieder, die nach Erreichen der Kapazität kommen, können auf eine Warteliste gesetzt werden, bevor ein Platz für den Zutritt frei wird.
Mit geeigneten Management-Tools können die Mitarbeiter, die für die Überwachung dieser Check-in- und Check-out-Prozesse zuständig sind, eine Live-Dashboard-Metrik der Mitglieder, die sich derzeit im Club befinden, bzw. der Kapazität für weitere Mitglieder überprüfen.
Jedes Mal, wenn ein Mitglied mit seinem Zugangsgerät ein- und auscheckt, katalogisiert Ihr System, wie lange es in Ihrer Einrichtung geblieben ist. Mithilfe von Berichten können Sie Analysen über die typische Aufenthaltsdauer der Mitglieder erstellen. Anhand dieser Daten können Sie den Tagesablauf Ihrer Mitglieder planen.
Sie können diese Daten auch nutzen, um Gästen fundierte Schätzungen für Wartelisten zum Betreten des Clubs zu geben. Allerdings haben Wartelisten den klaren Nachteil, dass Sie Ihre Mitglieder nicht einfach darüber informieren können, wann sie den Club betreten können.
Ad-hoc-Besuche mit Daten aus der mobilen App
Wenn Ihr Club über eine mobile App verfügt, haben einige Clubs Möglichkeiten eingerichtet, um Live-Updates zur Verfügbarkeit des Clubs bereitzustellen. Mithilfe der in der App bereitgestellten Live-Daten können die Nutzer Besuche planen, indem sie zuerst die Verfügbarkeit ihres Clubs einsehen.
Wie unten in der mobilen App von PerfectGym zu sehen, bietet ein neues Dashboard eine Live-Aktualisierung der Mitglieder, die sich derzeit im Club befinden:
Diese grundlegenden Informationen können helfen, Wartelisten zu vermeiden oder den Mitgliedern zu helfen, vernünftige Erwartungen für den Clubeintritt zu haben. Außerdem müssen die Mitglieder nicht mehr ständig in den Clubs anrufen, um sich nach der Kapazität zu erkundigen, bevor sie sich auf den Weg ins Fitnessstudio machen.
Kapazitätsmanagement mit Vorausbuchung
Eine weitere Strategie zur Kapazitätsverwaltung besteht darin, dass Ihre Kunden im Voraus buchen oder Zeitfenster für den Besuch Ihres Fitnessstudios reservieren, so wie sie es auch für einen Kurs tun würden. Dazu braucht Ihr Club ein Online-System, über das die Mitglieder entweder über Kundenportale oder eine mobile Anwendung Kurse buchen können.
Diese Strategie ist großartig, denn sie bietet eine umfassende Struktur, an die man sich halten kann. Ihre Mitglieder können im Voraus planen, und Ihre Mitarbeiter können mit Hilfe von Management-Tools den Ein- und Austritt von Kunden kontrollieren.
Im Voraus gebuchte Termine haben auch den Vorteil, dass die Mitglieder klare Ausstiegszeiten haben und nicht nach eigenem Ermessen gehen können.
Für das Management ist es von Vorteil, wenn die Mitarbeiter des Fitnessstudios im Voraus wissen, wie viele Mitglieder sie erwarten können. Anhand dieses Wissens lässt sich abschätzen, ob der Zutritt in letzter Minute auch für Laufkundschaft möglich ist.
Dies bedeutet auch, dass Ihr Personal nicht dafür verantwortlich ist, Mitglieder zu vertreiben, um neue Mitglieder hereinzulassen. Diese kleine Anforderung kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, den Strom Ihrer Kunden zu regulieren.
Sie können Ihr Online-Kursbuchungssystem so umgestalten, dass es für Ihren Club als Ganzes gilt. Ihre Mitglieder können im Wesentlichen einen Termin für den Besuch Ihres Fitnessstudios im Voraus buchen und sind dann verpflichtet, das Studio zu verlassen, wenn ihr Zeitfenster abgelaufen ist.
Dies kann durch die Erstellung eines Clubzeitplans anstelle eines reinen Kursplans geschehen. Die Kunden können dann je nach Bedarf Zeitfenster buchen, wobei die Rezeption den Prozess überwacht oder Anpassungen vornimmt.
Genau wie beim Einchecken für einen Kurs checken die Mitglieder entweder manuell oder systematisch an der Rezeption ein, bevor sie den Club betreten.
Bei der Vorbuchung von Fitnessstudio-Besuchen können die Mitglieder je nach Systemsteuerung entweder selbständig oder manuell einchecken. Große Fitnessstudios, die auf Selbstbedienung setzen, profitieren am meisten von einer Neukonfiguration der Zugangsregeln auf der Grundlage von Terminen.
Auch Datenanalysen können hier wichtig sein, um die durchschnittliche Verweildauer pro Mitglied im Club zu ermitteln. Sie können Zeitfenster mit unterschiedlichen Verfügbarkeitszeiten (30 Minuten, 45 Minuten, eine Stunde usw.) einrichten.
Bei der Erstellung von Zeitplänen sollten Fitnessstudios darauf achten, dass sie zwischen den Terminen Zeiträume einrichten, die ausschließlich der Reinigung dienen. Diese Zeitspanne sorgt dafür, dass sich die Mitglieder wohler fühlen, bevor sie Ihr Fitnessstudio betreten, zeigt aber auch, wie sehr Ihr Fitnessstudio seine Mitglieder schützen will.
Verwaltung der Zugangskontrolle
Wenn Ihr Fitnessstudio auf Selbstbedienungs-Check-in-Verfahren über eine Zugangskontrollplattform setzt, stehen Ihnen mehr Instrumente zur Verfügung, um die Kapazität zu regulieren.
Diese Zugangskontrollsysteme können Ihre erste Verteidigungslinie beim Kapazitätsmanagement sein, indem sie nur Gäste zulassen, die Ihre neuen Anforderungen erfüllen, ohne dass Sie sich so sehr auf das Personal verlassen müssen.
Zugangskontrollplattformen ermöglichen eine granulare Kontrolle des Mitgliederzugangs, die auf bestimmten Mitgliedschaften, Clubzonen, Tageszeiten oder Buchungseingängen basieren kann.
Wenn sich Ihr Club für ein Vorbuchungssystem entscheidet, kann Ihre Zutrittskontrollplattform so programmiert werden, dass sie nur Besucher zulässt, die sich für diese speziellen Zeitfenster angemeldet haben.
Eine weitere gängige Option, die Fitnessstudios mit ihren Zugangskontrollplattformen nutzen können, ist die Änderung der Mitgliedschaftsrichtlinien, so dass das Mitglied nur zu bestimmten Zeiten/Tagen Zutritt zu Ihrem Club hat.
Je nach Verfügbarkeit können sich Ihre Mitglieder für eine Mitgliedschaft zu Spitzenzeiten oder außerhalb der Spitzenzeiten und an bestimmten Tagen entscheiden, die dann entsprechend bepreist werden kann.
So sollten z. B. Mitgliedschaften, die den Eintritt von 9-10 Uhr morgens erlauben, preislich günstiger sein als Mitgliedschaften zwischen 18 und 19 Uhr.
Sobald die Mitgliedskonten mit den neuen Mitgliedschaftsdetails aktualisiert wurden, werden die Zugangsberechtigungen nur zu den zugewiesenen Zeiten erteilt, so dass Ihr Club die Höchstgrenzen nicht überschreitet.
Um verschiedene Mitgliedschaftsoptionen auf der Grundlage von Eintrittszeiten zu erstellen, können Sie das Kundenverhalten auswerten, um typische Spitzen- und Tiefstzeiten sowie die durchschnittliche Dauer zu ermitteln.
Anhand dieser Daten können Sie Zeitparameter festlegen, damit Ihre Mitglieder das Gefühl haben, dass ihnen genügend Zeit für ein angemessenes Training zur Verfügung steht.
Temperaturkontrollen einbeziehen
Wie an vielen anderen öffentlichen Orten sind Temperaturkontrollen eine gute erste Verteidigungslinie zur Kontrolle der Ausbreitung. Die gängigsten Geräte messen die Temperatur sofort und ohne jeglichen persönlichen Kontakt.
Diese Maßnahme trägt nicht nur zur Sicherheit Ihres Fitnessstudios bei, sondern gibt auch Ihren Mitgliedern und Mitarbeitern ein gutes Gefühl.
Abschließende Überlegungen
Es steht außer Frage, dass die Wiedereröffnung von Fitnessstudios äußerst schwierig sein wird. In dieser unsicheren Zeit müssen Sie alles tun, um Ihren Mitarbeitern und Mitgliedern zu helfen, sich an diese vorübergehende "neue Normalität" anzupassen.
Wenn Ihr Fitnessstudio die neuen Richtlinien und die harten Bedingungen nach der COVID-Initiative annimmt, wird Ihr Betrieb mehr Aufmerksamkeit als je zuvor benötigen. Die Einführung fester Verfahren und Kapazitätsmanagementsysteme wird jedoch den wahren Unterschied in diesem stressigen Prozess ausmachen.
Legen Sie strenge Reinigungspläne fest und nehmen Sie alle Mitarbeiter und Mitglieder in die Pflicht. Bereiten Sie sich auf ein klares System vor, das Ihnen bei der Kapazitätskontrolle helfen wird, aber natürlich können Sie diese Verfahren bei Bedarf flexibel anpassen, um den Bedürfnissen Ihres Clubs gerecht zu werden.
Es reicht nicht aus, sich auf Ihre Mitarbeiter zu verlassen: Setzen Sie Ihre Management-Tools innovativ ein, um diesen Prozess so gut wie möglich zu unterstützen.
Ihr Personal wird sich durch eine solide technische Grundlage unterstützt fühlen, um die neuen Richtlinien Ihres Fitnessstudios einzuhalten. Vor allem aber werden sich Ihre Mitglieder durch Ihr Engagement, ihre Gesundheit und Sicherheit über alles zu stellen, beruhigt fühlen.