Pulizia e preparazione della palestra: Le migliori pratiche per una struttura igienica

Eventi recenti hanno portato alla luce alcuni elementi cruciali della gestione di palestre e strutture per il fitness che spesso vengono dati per scontati. Mentre la strategia aziendale, i servizi e le procedure di gestione tendono a essere gli aspetti più comunemente discussi della gestione di una palestra, in ultima analisi, nulla è più importante della salute e della sicurezza dei soci e del personale.

I proprietari di palestre devono attenersi agli standard più elevati quando si tratta di:

• Sicurezza del pubblico
• Pulizia della palestra
• Comunicazione tra la struttura e i soci
• Offerta di supporto alla comunità della palestra

Le strutture per il fitness devono garantire ai soci e al personale che la loro sicurezza è della massima importanza in ogni momento, sia durante le normali attività che in situazioni estreme.

Pulizia della palestra

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Ogni giorno, le palestre sono purtroppo ai primi posti tra i luoghi ad alto rischio di contagio di germi. Uno studio condotto da un'azienda di attrezzature per il fitness ha testato le attrezzature comuni di tre diverse palestre, giungendo alle seguenti conclusioni:

• "I pesi liberi presentavano una quantità di germi 362 volte superiore a quella della tavoletta media del water.
• I tapis roulant avevano una quantità di batteri 74 volte superiore a quella di un rubinetto di un bagno pubblico.
• Le cyclette avevano 39 volte più batteri di un vassoio di un ristorante".

Oltre alla lunga lista di fattori di sicurezza, le pratiche igieniche delle palestre sono necessarie anche per la strategia e la gestione aziendale. La pulizia costante delle strutture e delle attrezzature è il modo più semplice per mantenerle e ridurre le costose sostituzioni.

Le aspettative dei clienti in materia di pulizia sono comuni: ci si aspetta una manutenzione e un'igiene eccellenti in tutte le categorie di fitness club, da quelli di fascia alta a quelli economici.

La pulizia della palestra si colloca tra i fattori più importanti per la felicità dei soci con i servizi, mentre l'opposto è associato a un elevato tasso di abbandono dei soci. Secondo un'indagine condotta da IHRSA: Se una palestra era considerata poco pulita, la soddisfazione dei clienti scendeva dall'83% al 43% e il tasso di fidelizzazione dal 90% al 52%.

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Gli standard di igiene e pulizia delle palestre, benché attesi, sono raramente discussi come una preoccupazione del top management. Non essendoci regole di pulizia universali o standardizzate da seguire (a parte il buon senso), è difficile creare e mantenere dei protocolli.

Pertanto, le strutture per il fitness devono istituire le proprie procedure di pulizia da far seguire al personale e ai soci.

Per i membri

Regola d'oro: Evitare di frequentare la palestra quando si è malati.

Soprattutto i soci hanno la responsabilità di prendersi cura di se stessi e di essere responsabili della salute degli altri. I soci devono comprendere l'importanza dell'autodisciplina e del rispetto della comunità. Se vi sentite male, siate proattivi ed evitate la palestra.

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Semplici modi in cui i soci possono mantenere pulite le palestre:

1. Lavarsi le mani all'arrivo e prima di uscire
2. Pulire le macchine prima e dopo l'uso
3. Non utilizzare mai un tappetino con la pulizia precedente o stendere un asciugamano.
4. Se la palestra non fornisce asciugamani, assicurarsi di portarne di propri
5. Se vi cambiate in palestra, portate con voi un sacchetto di plastica per separare gli indumenti sudati e minimizzare il rischio di muffa.
6. Se fate la doccia in palestra, portate con voi calzature adeguate ed evitate di depilarvi, che potrebbero esporvi a diversi tipi di infezioni.

Per le strutture

Regola d'oro: Evitare di frequentare la palestra quando si è malati.

Il personale e la direzione sono responsabili, al pari dei soci, del mantenimento di un ambiente sicuro in palestra. Anzi, devono dare il buon esempio ai soci. Ogni individuo deve attenersi alle stesse regole e aspettative per rispettare la salute della comunità della palestra.

1. Integrare l'igiene nella progettazione della palestra

Ci sono diversi modi per implementare le misure igieniche nella progettazione della palestra. Dovreste prendere in considerazione l'installazione di ventilatori e umidificatori per migliorare la qualità dell'aria.

Potete anche posizionare in modo strategico disinfettanti per le mani e materiali per la pulizia delle attrezzature in tutto il club, in modo che i soci non abbiano scuse per non farlo.

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Le palestre dovrebbero anche riconoscere che molti soci potrebbero non ricordarsi di partecipare alle proprie responsabilità di pulizia e igiene personale. Un modo semplice per risolvere questo problema è affiggere cartelli in tutto il club (bagni, spogliatoi, vicino alle attrezzature), ricordando ai soci di fare la loro parte.

2. Stabilire un programma di pulizia rigoroso

Il modo migliore per garantire che le strutture superino le aspettative di pulizia è stabilire un programma di pulizia rigoroso che il personale (pulizie, manutenzione e altri) segua scrupolosamente. Questo programma deve assegnare compiti specifici che devono essere svolti a un'ora precisa nel corso della giornata.

In questo modo non solo si dà una struttura al club, invece di affidarsi a programmi non rigidi in cui i lavori possono essere trascurati, ma si garantisce che le pulizie siano monitorate in base alla frequenza e non in base al giudizio dei dipendenti (ad esempio, se il personale vede qualcuno usare determinate attrezzature). Inoltre, può fornire alla direzione un formato semplice per controllare che i lavori siano stati completati.

Questi programmi non dovrebbero essere limitati alle sale di ginnastica e agli spogliatoi. È altrettanto importante mantenere gli stessi standard di pulizia anche nei luoghi meno frequentati, come le postazioni di lavoro del personale. Non dimenticate di includere: reception, computer, postazioni di check-in o dispositivi di controllo degli accessi come i tornelli.

Per far capire al personale l'importanza di queste misure igieniche, è necessario programmare corsi di formazione continui che mettano in evidenza le tecniche di pulizia corrette o nuove informazioni rilevanti.

3. Istituire procedure più severe per spogliatoi e docce

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Gli spogliatoi tendono inevitabilmente a essere i locali meno igienici delle strutture per il fitness. Soprattutto se la vostra struttura offre docce o una sauna, è naturale che creino più velocemente batteri da diffondere in uno spazio ristretto.

L'atmosfera umida e il vapore favoriscono la crescita dei germi, mentre i soci si cambiano spesso gli abiti sudati o portano la loro biochimica nelle docce.

Oltre a seguire i programmi e le procedure di pulizia più rigorosi in questo settore, l'installazione di un sistema di ventilazione di alta qualità è ottimo per ridurre i germi trasmessi dall'aria. Chiedete ai vostri soci di comportarsi in modo responsabile, ad esempio indossando le scarpe da doccia e smaltendo correttamente gli asciugamani o i prodotti personali.

È inoltre opportuno ricercare i prodotti e gli strumenti di pulizia più resistenti specificamente destinati alle funzioni di spogliatoio, sauna e/o docce.

4. Incoraggiate ed educate i soci a rispettare questo standard.

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Sebbene i soci debbano assumersi la responsabilità di fare la loro parte, è in ultima analisi responsabilità della palestra farli rispettare. Come già detto, le palestre devono ricordarlo ai membri con cartelli e fornire materiali di pulizia accessibili in tutto lo spazio.

Il personale deve dare l'esempio e distribuire spesso informazioni ai soci sull'importanza della loro collaborazione per mantenere un ambiente pulito.

Inoltre, non bisogna avere paura di responsabilizzare direttamente i soci. Nonostante le apparenze o le norme culturali, non c'è nulla di male nel ricordare verbalmente ai soci di pulire l'attrezzatura o di lavarsi le mani.

Queste pratiche non devono essere considerate maleducazione o servizio scadente.

Considerate anche che, poiché i soci trascorrono solo una percentuale relativamente piccola del loro tempo in palestra, probabilmente non sono consapevoli della portata delle vostre pratiche di pulizia. Comunicate apertamente queste misure ai vostri soci.

Ciò aumenterà la loro fiducia nelle vostre capacità di gestione e li indurrà a essere più attenti a livello personale.

In caso di circostanze estreme: Siate preparati

Alla luce della recente situazione globale, è fondamentale disporre di un piano per le misure di emergenza. Queste linee guida non solo eviteranno il panico nella gestione, ma conforteranno i vostri soci e assicureranno loro che state

Le procedure della vostra palestra per le situazioni di emergenza devono ovviamente essere specifiche per la vostra struttura. Non esiste una soluzione unica per tutti. Tuttavia, ecco alcune misure comuni che possono essere adottate:

• Aumentare le pratiche di pulizia e la programmazione in modo intensivo
• Limitare l'apertura delle classi e la capacità della palestra al 50% o meno del solito.
• Richiedere il lavaggio delle mani prima di accedere alle attrezzature
• Incoraggiare i soci a portare il materiale per le lezioni specifiche (pesi, tappetini, ecc.).

Rimanere informati

Per quanto riguarda la gestione, la priorità è quella di rimanere il più possibile informati sulle norme legali per le operazioni in palestra e sulle tendenze di altre strutture. Se la maggior parte delle altre palestre vicine sta chiudendo temporaneamente, può essere responsabile seguire il loro esempio. Se gli orari di apertura anticipati possono inizialmente far piacere ad alcuni clienti, si rischia di dare ai soci l'impressione che non si dia la priorità alla loro sicurezza.

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Considerate anche la possibilità di adottare politiche temporaneamente indulgenti nei confronti dei privilegi dei soci, come la cancellazione delle lezioni o il congelamento/cancellazione dell'iscrizione. Questo è estremamente importante per la sicurezza pubblica. In secondo luogo, la perdita temporanea di entrate non è nemmeno lontanamente importante quanto la soddisfazione dei clienti a lungo termine e la fiducia nella vostra flessibilità e preoccupazione per il loro benessere.

Pensate a come mantenere il vostro personale orario con opportunità di lavoro, sia che si tratti di rispondere alle comunicazioni dei clienti, sia che si tratti di lavorare per migliorare diversi aspetti della vostra struttura in un ambiente sicuro e contenuto.

Essere proattivi

In questo evento estremo, è fondamentale sapere come imporre una chiusura temporanea di massa. Poiché l'attività si interromperà temporaneamente, dovrete essere consapevoli di come chiudere le operazioni. Dovete sapere come

• Gestire il blocco dei contratti dei membri di massa
• Disattivare i sistemi di controllo degli accessi
• Disattivare le nuove iscrizioni online
• Regolare gli orari, come la disponibilità degli istruttori o gli orari delle lezioni per limitare le lezioni.

Per la direzione: Usare questo tempo con saggezza

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In qualità di proprietario o manager, approfittate di questo tempo. Con questa rara pausa dallo stress costante e dalla supervisione di trenta cose contemporaneamente che comporta la gestione di un centro fitness, questa piccola pausa offre una grande opportunità di valutazione e miglioramento. Prendetevi il tempo necessario per valutare la vostra strategia aziendale, i punti di forza e di debolezza dei vostri servizi e create un piano d'azione per affrontarli.

Protocolli di comunicazione con i soci

Sebbene stabilire solide linee di comunicazione con i soci sia vitale per molte ragioni per il moderno fitness club, la corrispondenza snella sulla loro sicurezza personale e sul loro benessere è la più importante.

La comunicazione con i soci in circostanze estreme deve avvenire nel modo seguente:

1. Prendere l'iniziativa per cercare di informarli il più rapidamente possibile.
2. Comunicare le circostanze con totale trasparenza
3. Rassicurare ed entrare in empatia con i soci mostrando preoccupazione e offrendo sostegno.

La comunicazione relativa a una situazione estrema o alle restrizioni/chiusure della struttura deve essere costante e frequente per tutto il tempo necessario. Considerate la possibilità di aggiornare i soci quotidianamente o almeno ogni pochi giorni.

Soprattutto nel caso in cui i vostri soci corrano il rischio di essere esposti a qualcosa che potrebbe nuocere alla loro salute o a quella degli altri, dovete informarli immediatamente, prendere tutte le precauzioni possibili e tenerli informati sulle vostre azioni. Mantenere i clienti aggiornati e informati sarà fondamentale per ridurre al minimo lo stress delle domande e delle preoccupazioni in entrata.

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Dovete disporre di strumenti semplici per facilitare la comunicazione con i soci. Considerando la gravità della situazione, un approccio moderno e omnicanale sarebbe il più efficace. La struttura deve essere in grado di inviare facilmente e-mail di massa, SMS o notifiche push tramite l'app mobile per informare sulle nuove regole della palestra o sulle chiusure.

Per rendere questo processo il più semplice e snello possibile, il vostro software per palestre dovrebbe essere dotato di facili funzioni per creare messaggi di massa e inviarli automaticamente secondo un programma definito. Questo eliminerà il problema di ripetere il processo manualmente ogni giorno.

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Per le situazioni puntuali, l'invio di newsletter di massa è un ottimo modo per fornire informazioni approfondite e aggiornamenti ai soci per le settimane successive.

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Infine, è altrettanto importante garantire che i vostri soci possano facilmente avviare una comunicazione con voi. Assicuratevi di disporre di metodi omnichannel semplici per contattare i soci. Dovrete anche dare priorità ai tempi di risposta, a beneficio dei soci e del personale. Linee di comunicazione inadeguate possono facilmente portare ad arretrati disordinati, che potrebbero gettare i soci nel panico o farli sentire mal gestiti.

Puntate sul morale e sulla comunità della palestra

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Soprattutto, come qualsiasi altra comunità, una palestra dovrebbe offrire empatia e comprensione ai suoi membri e al personale durante le situazioni difficili e inaspettate. Le linee di comunicazione sono altrettanto importanti per sostenere i soci dal punto di vista emotivo quanto per tenerli informati sulle operazioni.

In caso di chiusura, utilizzate la vostra esperienza e le vostre risorse per aiutare i soci a rimanere attivi e in salute per il momento. Utilizzate le vostre linee di comunicazione per condividere allenamenti a casa semplici ed efficaci o ricette facili da preparare. I vostri istruttori possono creare programmi giornalieri/contenuti di allenamento virtuali o semplicemente inviare un messaggio motivazionale per rimanere in pista.

Se non avete le risorse per crearne di vostri, condividete le applicazioni mobili per il fitness, i database o i video di Youtube preferiti dal vostro staff. Potete anche invitare i vostri soci a utilizzare questo periodo per concentrarsi su se stessi e sulla propria salute mentale, condividendo risorse per la meditazione o il rilassamento.

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Non sottovalutate l'importanza di dimostrare ai vostri soci che ci tenete. Sfruttate il potere dei social media per creare gruppi e forum in cui i vostri soci possano comunicare e condividere i propri allenamenti, ricette o obiettivi.

Mantenendo questa forte comunicazione, i soci vedranno il club non solo come un luogo in cui allenarsi, ma come una comunità interessata, costruita sull'inclusione e sull'incoraggiamento.

Oggi più che mai abbiamo bisogno di appoggiarci gli uni agli altri. Siate gentili, pazienti e responsabili. Da parte di tutti noi di PerfectGym, siamo con voi.

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