Studio di caso della palestra Perfect Gym: MACFit Turchia

La Turchia, mercato immaturo ma in crescita, promette bene per la crescita continua del settore del fitness. Solo negli ultimi due anni, il segmento nazionale della salute e del benessere è cresciuto del 17% in termini di fatturato. La più grande catena sportiva aziendale del Paese, Mars Sportif, ha contribuito in modo determinante a stimolare l'interesse e l'impegno del pubblico turco per il fitness, grazie alle sue offerte economiche e alle sue strutture di alto livello. PerfectGym è lieta di servire il marchio leader del fitness nel mercato turco.

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Mars Sportif ha debuttato inizialmente in Turchia nel 2012 come struttura esclusiva di fascia alta chiamata MAC. In seguito, per raggiungere l'obiettivo di una crescita esponenziale, Mars Sportif ha lanciato MACFit, una catena di strutture economiche multifunzionali, come alternativa di palestra a prezzi più accessibili in tutta la Turchia. Collettivamente, Mars Sportif serve più di 200.000 utenti in tutto il Paese.

MACFit è stato lanciato come concetto a basso costo quando la partecipazione era inferiore al 2% e le tendenze del fitness in Turchia erano dettate dalle strutture di fascia alta. Passando da sei club nel 2013 a 81 strutture oggi, MACFit ha aperto la strada a un nuovo segmento dell'industria turca del fitness, prima ignorato, grazie alla sua esperienza di palestra di alta qualità offerta con quote di iscrizione flessibili e accessibili.

Secondo Serhat Göktepe, CTO di Mars Sportif, Mars Sportif aveva bisogno non solo di una piattaforma di gestione che fosse in grado di accogliere le sue diverse strutture, ma anche di una piattaforma con capacità digitali per crescere con la sua rapida espansione e dominare il moderno settore del fitness turco.

Il passaggio di Mars Sportif a PerfectGym

Mars Sportif ha cercato di passare a PerfectGym nel 2018 a causa dei limiti del software precedente. Le loro operazioni erano limitate da un sistema decentralizzato che non forniva una buona supervisione delle sedi dei club in costante crescita in tutta la Turchia. Si sentivano inoltre limitati dall'incapacità di adattare le opzioni contrattuali alle esigenze specifiche dei loro club e dei loro clienti, come ad esempio:

• Nessuna opzione di ricongiungimento dei soci
• Limitazioni al blocco dell'affiliazione
• Nessuna possibilità di trasferimento del contratto, ad esempio da contratti annuali a contratti mensili
• Nessun calcolo automatico dei rimborsi
• Nessuna capacità di upsell o cross-sell

La pressione di queste limitazioni ha finito per trasformarsi in problemi più significativi, con conseguenti perdite di soci e di fatturato in tutte le strutture. Inoltre, gli strumenti di gestione separati non erano in grado di tenere il passo con le crescenti esigenze digitali che il moderno settore del fitness richiede sia a livello di consumatori che di gestione.

Con oltre 90 strutture di fitness che operano secondo diversi modelli finanziari e di servizio, Mars Sportif ha riconosciuto la necessità di una piattaforma estesa in grado di crescere con la loro traiettoria esplosiva.

Servizi automatizzati e gestione centralizzata

Nel processo di distinzione come marchio sportivo leader in Turchia, Mars Sportif ha integrato in modo coerente la moderna fit-tech lungo il percorso. Si sono affidati a diversi strumenti automatizzati e digitali per facilitare le operazioni quotidiane dei loro club, come la semplice registrazione e il check-in self-service per creare un modello di personale efficiente, che ha eliminato la necessità di reparti di vendita o marketing in loco. Allo stesso modo, questa struttura di gestione ha permesso al personale di dare priorità alla ristorazione dei soci.

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Tuttavia, a Mars Sportif mancava un quadro centrale per controllare e regolare questi strumenti, il che portava a rapporti incoerenti o a una gestione errata delle informazioni sui clienti. Il personale di MACFit doveva affrontare personalmente il problema delle frequenti discrepanze e dei dati duplicati, poiché le funzioni di base del club venivano svolte da servizi scollegati. La piattaforma all-inclusive di PerfectGym è stata in grado di ridurre significativamente i problemi di assistenza affrontati dal personale di supporto.

Göktepe descrive l'impatto di PerfectGym sul miglioramento dell'eccellenza operativa e dell'efficienza dei costi come segue: "Ora il software di gestione è molto più incentrato sul club; non ci sono problemi di prestazioni nei periodi di fine mese, il processo di raccolta è due volte più veloce in un unico sistema. Qui sotto potete vedere come il numero di ticket ricevuti dal team centrale di Membership Management sia diminuito dopo la messa in funzione del sistema il 18 ottobre".

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Questa netta diminuzione dei problemi di iscrizione che richiedevano una consulenza gestionale per essere risolti dimostra come il software PerfectGym possa ridurre notevolmente il carico di lavoro che la gestione di una struttura fitness può comportare per il personale.

Piattaforma per la promozione dei ricavi

Göktepe riconosce anche che PerfectGym è stata una piattaforma eccellente per massimizzare i profitti grazie alle sue opzioni di gestione dei contratti flessibili e progressive. In quanto club economico, molte sedi MACFit registrano un aumento delle iscrizioni offrendo offerte esclusive a un costo ridotto una tantum. Queste offerte di solito incentivano i nuovi membri con contratti annuali o biennali a prezzi estremamente convenienti, salvaguardando così i clienti senza il rischio di un'inversione di tendenza per un certo periodo di tempo.

In alternativa, queste offerte attraenti possono anche essere personalizzate per ottenere il risultato opposto. I club economici possono allettare i soci con contratti a breve termine a prezzi convenienti, senza penali per la risoluzione del contratto. Se da un lato questa strategia può essere utile in termini di acquisizione di clienti, dall'altro lascia le strutture soggette a elevati tassi di abbandono dei clienti e, di conseguenza, a proiezioni inaffidabili dei ricavi.

MACFit ha scoperto di essere più incline al turnover dei clienti quando i membri volevano cambiare tipo di contratto, poiché la piattaforma di gestione precedente non era in grado di ristrutturare i periodi di pagamento dei contratti. Le opzioni contrattuali di PerfectGym hanno risolto questo problema fornendo una continuità senza soluzione di continuità durante il processo di transizione dei contratti.

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Göktepe illustra i cambiamenti strutturali che le sue strutture hanno apportato alle offerte contrattuali disponibili per i soci: "Abbiamo implementato serie modifiche ai processi aziendali, tra cui la disattivazione del calcolo proporzionale della quota associativa e l'impegno a iscriversi a lungo termine per ottenere il prezzo mensile più basso... Grazie all'ampia gamma di funzionalità di PerfectGym, il tutto è stato gestito principalmente tramite la configurazione del sistema, oltre ad alcuni sviluppi personalizzati".

Göktepe continua: "Questo cambiamento ha aumentato drasticamente il tasso di vendita degli abbonamenti a lungo termine, che avrà un impatto positivo sulla generazione di entrate in un periodo di tempo molto breve. Inoltre, i periodi di iscrizione non iniziano dal 1° del mese alla fine del mese e non c'è un calcolo proporzionale, il che ha un impatto molto positivo sul flusso di cassa".

Molte strutture per il fitness sono tradizionalmente legate a piani di pagamento che devono essere eseguiti il primo del mese, invece di iniziare in un giorno comodo per il socio. Con questo rigido periodo di pagamento, molti soci erano scontenti di dover pagare un costo proporzionale ai giorni che intercorrevano tra l'inizio del contratto e l'inizio di un ciclo di pagamento.

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Grazie a un sistema in grado di gestire opzioni e piani di pagamento flessibili, le strutture di Mars Sportif hanno migliorato la fidelizzazione consentendo ai soci di stabilire i propri piani di pagamento specifici, senza proporzioni. L'utilizzo di un sistema onnicomprensivo che amministra sia la gestione dei soci che le procedure di pagamento riduce l'onere e la possibilità di errore sia per i soci che per il personale.

Inoltre, i portali digitalizzati di PerfectGym consentono ai soci di assumere facilmente un ruolo più proattivo nella gestione delle proprie iscrizioni. La maggiore autonomia dei soci, supportata da piani di pagamento flessibili e da diverse opzioni contrattuali, ha portato MACFit ad aumentare i livelli di soddisfazione dei clienti.

Sfruttare l'API aperta di PerfectGym

Mars Sportif ha anche utilizzato l'API aperta di PerfectGym per offrire ai propri soci le migliori opportunità di innovazione. Ad esempio, con il proprio portale interno di registrazione online e di iscrizione dei membri, utilizza l'API di PerfectGym per trasportare senza soluzione di continuità tutti i dati dei nuovi clienti nel sistema centralizzato di PerfectGym, che si è rivelato fondamentale per la crescita e la gestione dell'attività.

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Göktepe descrive questa integrazione come "... cruciale, poiché abbiamo problemi di duplicazione e di mancanza di membri dal vecchio sistema. Con l'integrazione di PerfectGym abbiamo eliminato questo tipo di errori e ora siamo abbastanza flessibili da adattarci a qualsiasi tipo di modifica della pagina di iscrizione online basata sulle API di PerfectGym".

Inoltre, l'integrazione di PerfectGym con l'applicazione mobile full service di Virtuagym consente a tutti i membri MAC e MACFit di sincronizzare i propri dati personali e di fitness con la piattaforma di gestione.

Göktepe commenta: "Abbiamo una perfetta integrazione tra Virtuagym e Perfectgym in termini di membri, crediti, check-in. L'integrazione ha migliorato notevolmente la capacità dell'appuntamento di induzione. Bastano pochi secondi per inviare i dati degli iscritti con i crediti per gli appuntamenti di induzione da Online Signup a Perfectgym e da Perfectgym a Virtuagym, cosa che con i vecchi sistemi richiedeva in media tra i cinque e i dieci minuti".

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"In questo modo, i soci possono prenotare gli appuntamenti di induzione subito dopo il processo di iscrizione in modo molto semplice. Anche i dati di check-in sono sincronizzati da Perfectgym a Virtuagym, il che consente di impostare sfide di check-in tra i membri attraverso l'app mobile".

Fornendo importanti dati sugli iscritti alla piattaforma di PerfectGym, queste informazioni possono essere riutilizzate e interiorizzate dai dirigenti di Mars Sportif per migliorare l'esperienza dei loro clienti a livello personale o di comunità. Come accennato, la misurazione dei check-in dei clienti e dei dati sugli esercizi consente ai soci di impegnarsi in sfide di fitness a livello di club che favoriscono il senso di comunità del club e creano ulteriori incentivi per le visite frequenti al club.

Ottimizzazione digitale

PerfectGym ha svolto un ruolo importante anche nella digitalizzazione dei servizi MACFit, per stare al passo con la crescita tecnologica del settore del fitness. Oltre a fornire la struttura per il coinvolgimento digitale dei soci, queste funzionalità di base si estendono allo sfruttamento dei servizi basati su cloud di PerfectGym e dei dati dei soci.

Göktepe afferma: "Con l'implementazione di PerfectGym abbiamo cambiato radicalmente il modo in cui operiamo e forniamo valore ai nostri clienti. Inoltre, se si considera la terza piattaforma, abbiamo ottenuto una solida infrastruttura passando da un sistema on-premise al cloud grazie all'implementazione di PerfectGym. Se si considera che PerfectGym è la parte centrale e più cruciale dell'intero portafoglio di applicazioni, è molto positivo sapere che è nelle mani sicure del team dell'infrastruttura di PerfectGym".

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Con una base tecnologicamente avanzata, MACFit può utilizzare qualsiasi combinazione dei punti di contatto dei dati acquisiti per creare e offrire l'esperienza del cliente associata al proprio marchio.

In termini di sviluppo del business, Göktepe ritiene che gli strumenti di acquisizione dei dati di PerfectGym siano altrettanto vitali e che siano stati fondamentali per valutare le entrate e le proiezioni rilevanti.

Göktepe afferma: "L'implementazione di PerfectGym ha anche rafforzato la nostra forza analitica grazie alla qualità e alla coerenza dei dati. Ora è molto facile estrarre, trasformare e caricare (ETL) i dati da Perfectgym al nostro data warehouse tramite una connessione diretta al database e tutti i KPI vengono riportati sulla base di questi dati".

MACFit utilizza ora questi dati cruciali per elaborare strategie aziendali informate e proiezioni di fatturato per raggiungere al meglio gli obiettivi aziendali. Il successo di queste iniziative è testimoniato dal loro status di azienda leader nel settore del fitness nel paese.

Riflessioni finali

Con l'espansione dei club e la trasformazione digitale al centro delle strategie aziendali di Mars Sportif, PerfectGym ha aiutato la catena di fitness leader in Turchia a mantenere la sua prestigiosa reputazione. Le loro diverse strutture continueranno a beneficiare delle versatili opzioni di gestione di PG per attirare la crescente popolazione del fitness e mantenere i loro attuali membri.