Quando si pensa a un amico che prende in prestito la tessera della palestra per allenarsi un'ora, non lo si considera un furto.

Ma è così.

I club di fitness si distinguono dalla maggior parte delle attività commerciali in mattoni e malta (B&M) perché le frodi avvengono regolarmente. Ogni volta che un socio cede la propria tessera, il braccialetto o il pass a un amico, è colpevole di frodare il club.

Tuttavia, non sono solo le frodi esterne a verificarsi regolarmente.

I dipendenti possono essere altrettanto colpevoli quando si tratta di furti o frodi in un fitness club.

Tuttavia, il software di gestione del club può essere un ottimo deterrente per prevenire le frodi all'interno del club, sia interne (dipendenti) che esterne (soci).

Ecco come PerfectGym può aiutarvi.

Prevenire le frodi nell'accesso ai soci

La maggior parte delle frodi ai danni dei soci si verifica alla reception o nell'area di check-in. I soci utilizzano la tessera o il braccialetto di un amico o di un familiare per entrare nel club.

I modi in cui si possono prevenire le frodi di accesso ai soci sono

• Check-in alla reception
• Scansione delle impronte digitali
• Codice QR su app mobile con limiti di tempo

Ognuno di questi metodi ha i suoi svantaggi, ma può essere molto utile per mantenere l'onestà dei soci riguardo all'accesso alla vostra struttura.

Check-in alla reception

Forse il più antiquato di tutti i metodi di check-in, l'utilizzo di una persona per prevenire le frodi dei soci può funzionare bene. È sufficiente fornire a tutti i soci un accesso RFID standard (tessere, braccialetti o portachiavi) e farli scansionare alla reception in presenza di un addetto alla reception.

Con il loro account nel sistema del punto vendita (POS), sarete in grado di verificare l'identità del vostro socio una volta che il suo nome e la sua foto appariranno sullo schermo.

Forse non è il metodo più avanzato dal punto di vista digitale, ma aggiunge un livello di sicurezza con l'addetto alla reception che funge da guardiano.

Scansione delle impronte digitali

La scansione delle impronte digitali è un modo molto sicuro per garantire che un socio non possa cedere l'accesso alla sua iscrizione.

Le integrazioni con Gantner e con il sistema POS di PerfectGym consentono di associare l'impronta digitale unica di ogni socio al suo account.

Codice QR dell'app mobile

Con i codici QR univoci per ogni socio nell'app mobile del club, le frodi dei soci, pur essendo ancora possibili, diventano molto più difficili.

Quando i clienti vogliono entrare nel club, devono generare un codice QR per quella sessione. Ogni codice QR può avere un limite di tempo fino a 5 minuti. Ciò significa che una volta generato, il codice scade in pochi minuti e non può essere riutilizzato.

I soci possono ancora fare screenshot e inviarli agli amici, ma diventa molto più difficile allineare l'ora esatta in cui entrano nel vostro club e quando viene generato il codice QR.

Prevenire le frodi nei pagamenti dei soci

È possibile che i soci cerchino di pagare con carte di credito scadute o addirittura con la carta di qualcun altro. Fortunatamente, PerfectGym si integra con fornitori di pagamenti che monitorano questo tipo di problemi.

Ad esempio, se una carta di credito o di debito è scaduta al momento del rinnovo, il sistema segnala automaticamente che il pagamento non è stato effettuato. È anche possibile impostare un messaggio nel centro di automazione per segnalare al socio che la sua carta è stata rifiutata.

Se un utente cerca di utilizzare una carta che non gli appartiene, il fornitore del gateway di pagamento utilizzerà meccanismi di verifica come password, pin o verifica via e-mail per assicurarsi che la persona che effettua la transazione sia il proprietario della carta.

Prevenire le frodi dei dipendenti

È terribile pensarci, ma quasi tutte le aziende prima o poi subiscono una frode da parte di un dipendente.

I tipi più tipici di frode da parte dei dipendenti nei fitness club includono:

• Receptionist o consulenti di vendita che sottraggono denaro da pagamenti anticipati in contanti
• Vendita di abbonamenti aziendali a soci non aziendali
• Regalare iscrizioni o pass multipli per gli ospiti ad amici o familiari.

Inoltre, anche se non si tratta di frode, i dipendenti possono prendere parte a pratiche commerciali scorrette. Ad esempio, a volte possono agire in modo disonesto a vantaggio delle proprie commissioni o per raggiungere obiettivi di vendita difficili.

Ecco alcuni modi per combattere i problemi sopra menzionati.

Commissioni per i dipendenti

Un buon modo per combattere questo problema è quello di stabilire commissioni di vendita basate sulle unità vendute. Con questa struttura di commissioni, gli addetti alle vendite sono più propensi a proporre contratti che tengano conto degli interessi dei clienti.

È possibile impostare determinate soglie a cui corrispondono diversi valori di commissione. Ad esempio, i rappresentanti possono ricevere 10 euro per ogni contratto venduto fino a quando non ne vendono 25, dopodiché riceveranno 15 euro per ogni contratto venduto.

La vendita per unità vendute aiuta i rappresentanti a essere onesti e a fornire al cliente il contratto più adatto a lui.

I manager possono anche fare un passo in più e far sì che ogni vendita richieda l'approvazione del responsabile delle vendite. È sufficiente impostare le autorizzazioni di sistema per impedire ai rappresentanti di vendita di allegare contratti a membri specifici.

Pagamenti in contanti

In alcuni club, l'EFT non è possibile, quindi è necessario utilizzare i contanti per tutte le transazioni. Alcuni club utilizzano un'area specifica per la gestione dei contanti, separata dalla reception.

In questo caso, è possibile stampare dal software del punto vendita le ricevute o gli ordini da prendere e pagare nell'area di cassa. Una volta effettuato il pagamento, è possibile riportare una seconda ricevuta alla reception per completare la transazione.

Pass per gli ospiti

Ci sono alcuni modi per limitare la quantità di pass per gli ospiti che possono essere utilizzati.

Uno di questi è quello di digitalizzare l'intero processo e utilizzare le informazioni inserite per verificare l'identità del cliente al momento del ritiro del pass.

Queste informazioni possono essere una combinazione di

• indirizzo e-mail
• indirizzo di casa
• numero di documento
• numero di telefono

Potete chiedere loro di verificare queste informazioni al momento della visita al club, fornendo i documenti in questione e facendo riferimento al numero del pass per ospiti inviato via e-mail.

Se scaricano la vostra applicazione mobile e ottengono un pass per gli ospiti in questo modo, possono generare il pass solo una volta e in seguito le loro informazioni saranno salvate nel sistema e non potranno più essere utilizzate.

Utilizzando una combinazione di questi metodi, sarà molto difficile duplicare i pass per gli ospiti.

Vendere abbonamenti aziendali a soci non aziendali

Purtroppo questo accade.

Gli addetti alle vendite, nel tentativo di raggiungere le quote mensili, offrono abbonamenti aziendali scontati a clienti non aziendali. Il potenziale cliente paga per un'iscrizione più economica e il rappresentante ottiene la commissione su un contratto aziendale.

Per evitare che ciò accada, è sufficiente impostare il processo di approvazione con il responsabile delle vendite, affinché approvi tutte le vendite prima che siano definitive. Questo significa non permettere ai rappresentanti di vendita di aggiungere contratti.

È inoltre possibile verificare le esigenze del potenziale cliente controllando le note nel CRM.

Infine, è possibile verificare il nome dell'account con il file master aziendale per assicurarsi che il prospect sia presente nell'elenco.

Conclusione

Purtroppo le frodi si verificano nei fitness club.

Ma con una piattaforma di gestione dei soci che prevede controlli e contrappesi sia per i soci che per i dipendenti, è possibile eliminare il maggior numero possibile di problemi sopra elencati.

Buona fortuna!