Het verlangen van de consument naar betere fitnesservaringen en meer gebruiksgemak is nog nooit zo sterk geweest en dit zal blijven groeien. Als gevolg hiervan vinden clubmanagers het moeilijk om consumententrends te jongleren en tegelijkertijd hun bedrijf te runnen.
Om dit dilemma op te lossen, moeten fitnessmanagers zich richten op het verminderen van hun verantwoordelijkheden en op het vereenvoudigen van veel inefficiënte processen of workarounds binnen hun club. De sterk concurrerende markt vraagt om hyperconnectiviteit op elk moment om gestroomlijnde clubactiviteiten te leveren.
Met behulp van slimme technologie en krachtige computers kunnen sportscholen nu investeren in moderne clubmanagementsystemen die managers in staat stellen taken te delegeren en arbeidsintensieve facilitaire processen te automatiseren.
Met minder operationele verantwoordelijkheden hebben sportschoolmanagers de vrijheid om effectiever te werken aan de zakelijke kant van het onderhouden en laten groeien van hun club. Geavanceerde digitale tools zijn echter een essentieel element om deze realiteit te bereiken.
Clubmanagementsystemen worden in de hele fitnessbranche gebruikt. Maar verouderde systemen beperken de groei van clubs meer dan ooit tevoren.
Er moet een switch worden gemaakt.
Bedrijfscomplexiteit is niet te vermijden voor grote fitnesscentra, zoveel is bekend.
Door te kiezen voor moderne oplossingen voor clubmanagement kunnen fitnesscentra echter de middelen krijgen om hun managementproblemen op te lossen. Dit stelt fitnessmanagers in staat om over te schakelen van het dagelijks blussen van brandjes, naar het creëren van unieke klantervaringen door middel van datagestuurde beslissingen.
Het installeren van de ondersteuning van een holistisch clubmanagementplatform kan sportscholen helpen bij het beheren van hun activiteiten om hun activiteiten op vier belangrijke manieren te stroomlijnen:
- De controle overdragen aan leden
- Diensten automatiseren
- Verdeel de werklast
- Creëer een informatieknooppunt om data-gedreven inzichten te bieden
In dit artikel wordt besproken hoe moderne clubmanagementsystemen, zoals PerfectGym, de tijd en het geld die een club aan haar activiteiten besteedt, aanzienlijk kunnen verminderen. Dergelijke digitale systemen omvatten tools zoals:
- POS, klantenportaal, en backoffice in één software
- Een open API om te integreren met software van derden
- Automatiseringstools en modules voor klantenrelaties.
- Business intelligence-algoritmen om de bedrijfsprestaties te helpen
Personeelsbeheer
In een fitnessclub is het personeel het eerste en krachtigste contactpunt waar leden mee te maken krijgen. Daarom kan het tevreden en gemotiveerd houden van werknemers zich ook vertalen in tevreden klanten en een bloeiend bedrijf.
Het is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Sportscholen hebben een groot aantal mensen nodig om een fitnessclub succesvol draaiende te houden, van administratief personeel tot verkopers, schoonmakers en personal trainers. De complexiteit van het personeelsbeheer kan soms leiden tot menselijke fouten en dat kan dreigen met problemen zoals late uitbetalingen en betwiste commissiebonussen.
Slimme managementbeslissingen op lange termijn kunnen sportschoolmanagers helpen problemen zoals personeelsverloop en klachten van klanten te beperken, en ook de tijd en moeite verminderen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat alle werknemers correct worden beheerd.
Met een tool voor de toewijzing van commissies voor sportschoolbeheer kunnen managers in een paar stappen nieuwe commissieregels voor individuele werknemers bekijken, aanpassen en instellen.
Als de manager de commissieregels al heeft vastgesteld, kan het systeem automatisch de beloningen berekenen voor elk teamlid dat een deal heeft gesloten.
Dit kan faciliteiten helpen om hun personeel nauwkeurig te belonen. Het geeft sportschoolmanagers ook een inzichtelijke kans om te zien welke teamleden de meeste omzet hebben binnengehaald en welke teamleden achterblijven.
Met commissies kunnen managers de motivatie binnen verschillende afdelingen stimuleren. Er kunnen bijvoorbeeld beloningsregels worden opgesteld voor baliemedewerkers om hen te stimuleren betere ledenzorg te bieden. Dit kan onder andere worden gemeten door commissies toe te voegen op basis van het aantal secundaire bestedingsartikelen dat door receptiemedewerkers wordt verkocht of het aantal inloopcontracten dat zij kunnen laten tekenen.
Daarnaast kunnen PT's ook commissie verdienen door een target te stellen op het aantal trainingen dat ze hebben getekend, of klanten die een tevredenheidsbeoordeling van meer dan 8 hebben.
Deze tool blijkt ook bijzonder nuttig bij het cultiveren van het succes van een sportschool lidmaatschap verkoopteam. Managers kunnen regels opstellen die verkopers belonen in verhouding tot het aantal contracten dat ze hebben getekend of nieuwe leads die ze binnen een maand hebben binnengehaald.
Dankzij de commissietool hoeven sportschoolmanagers de beloningen en bonussen voor hun werknemers aan het einde van de maand niet meer handmatig te berekenen. Dit vermindert op zijn beurt het risico op menselijke fouten. Managers kunnen de tussenpersoon uitschakelen en één nauwkeurige bron raadplegen bij het berekenen van hun commissiebetalingen.
PT Boekingen en Planning
Na financieel personeelsbeheer komt de behoefte aan tijdbeheer. Er zijn gewoon niet genoeg uren in een dag voor sportschool managers om hun eigen taken te plannen, evenals toezicht te houden en de agenda voor hun personal trainers, ook. Maar toch proberen ze het.
Het komt vaak voor dat de instructeurs van een club meerdere banen hebben. Van lesgeven in andere sportscholen tot het hebben van een andere parttime baan, personal trainers leiden meestal een druk leven.
Maar door gebruik te maken van een beheersplatform dat online lesboekingen en meerdere gebruikersrechten mogelijk maakt, kunnen sportschoolmanagers zich volledig onttrekken aan het planningsproces.
Met PerfectGym hebben personal trainers de vrijheid om hun eigen tijdslots in het systeem in te stellen met behulp van hun account login. Leden kunnen hun trainingssessies ook vanuit hun eigen huis boeken via een speciaal klantportaal.
Dit maakt het boeken van lessen en sessies niet alleen gemakkelijker en dus aantrekkelijker voor leden, het geeft de trainers van een club ook de mogelijkheid om hun eigen schema's te maken.
Bovendien kunnen clubmanagementsystemen met speciale automatisering trainers e-mailen om hen op de hoogte te stellen van een nieuwe inschrijving, zodat ze altijd klaar staan voor hun klanten. Met zo'n geavanceerd, geautomatiseerd planningssysteem hoeven sportschoolmanagers zich niet in detail bezig te houden met het beheren van roosters of het herstellen van fouten bij dubbele boekingen.
Systeem rechten
Clubmanagementsystemen zijn geweldig voor het diversifiëren van taken en het gelijkmatig verdelen van de werklast van de sportschoolmanager naar het team. Maar omdat een clubmanagementsysteem het hart van de hele operatie van een club kan vormen, kan het zorgwekkend zijn om alle teamleden en trainers toegang te geven.
Het is normaal voor managers om hun kaarten op de borst te houden als het gaat om clubactiviteiten. Dit kan echter ook leiden tot operationele knelpunten, waardoor de algehele productiviteit daalt en er in de hele club brandjes kunnen woeden.
Daarom moeten sportschoolmanagers op zoek gaan naar systemen die hun team in staat stellen processen te automatiseren en taken zelfstandig af te handelen, maar die de controle uiteindelijk in handen van de manager laten.
Sportschoolmanagers kunnen dit bereiken door de systeemrechten voor al hun werknemersaccounts in het systeem van hun club te beheren en aan te passen. Hierdoor hebben trainers bijvoorbeeld wel toegang tot hun agenda, maar kunnen ze zich niet verdiepen in de financiële gegevens van de club. Als een werknemer doordraait, kunnen sportschoolmanagers de toegang tot het systeem onmiddellijk intrekken.
Als de manager de digitale hoofdsleutel van zijn clubmanagementsoftware heeft, kan hij processen stroomlijnen en zijn veiligheid als topprioriteit aanhouden.
Beheer van faciliteiten
Voor fitnessleden is de receptie van een club een essentieel middel om een reeks problemen, klachten of vragen op te lossen. Daarom kan het voor klanten frustrerend zijn wanneer ze de receptie van hun fitnessclub bezoeken en ontdekken dat die leeg is. Hoe moeten leden zich op hun fitness concentreren als hun servicemiddel afwezig is?
Hoe snel een club problemen van leden oplost, werkt als een krachtige katalysator voor het niveau van klanttevredenheid dat een fitnessmerk heeft.
Vanuit het perspectief van een sportschoolmanager kan het bemannen van de receptie van een fitnessclub een lastige onderneming zijn. Zoeken, opleidingskosten, belastingen op arbeid en werknemer churn kan allemaal verliezen een fitnessclub tijd en geld.
Tegenwoordig willen digitaal mondige klanten echter meer controle over hun eigen service-ervaringen, waarbij 73% van de consumenten aangeeft dat ze een service- of productprobleem het liefst zelf oplossen.
Met een modern clubmanagementsysteem kunnen sportschoolmanagers zowel hun medewerkers als hun leden de controle over hun eigen lidmaatschappen geven. Het gebruik van automatisering waarmee leden zichzelf kunnen bedienen is niet alleen enorm populair op dit moment, maar het onttrekt een heel gebied van het beheer aan de verantwoordelijkheden van een faciliteit.
De installatie van zelfbedieningskiosken bijvoorbeeld vermindert de behoefte aan receptiebeheerders aanzienlijk, aangezien de machines de klanten in staat stellen hun lidmaatschapsparameters te beheren, nieuwe toegangspasjes uit te reiken en lidgeld te betalen.
Integraties in een clubmanagementsysteem kunnen ook worden gebruikt om de controle over het toegangssysteem van een club te automatiseren. Door achterstallige rekeningen van leden te blokkeren, kunnen sportschoolmanagers de toegang beperken voor niet-betalende leden, zonder dat ze ooit tijd aan de balie hoeven te besteden.
Bovendien kunnen potentiële klanten zich met behulp van een klantenportaal dat wordt aangestuurd door het beheersysteem van de club en geïntegreerd is met de betalingsdienstaanbieder van de club , aanmelden voor een lidmaatschap en hun eigen automatische incasso's instellen vanaf hun laptop, waardoor er minder papierwerk, archivering of administratieve taken nodig zijn.
Door klanten in staat te stellen hun eigen ledenadministratie te voeren, voldoen clubs niet alleen aan de vraag naar controle en transparantie voor de consument, maar elimineren ze ook de noodzaak van een tussenpersoon die producten, diensten of oplossingen voor de klanten levert.
Mondige leden zorgen voor minder managementwerk voor de toezichthouders van de sportschool. En dit kan meer tijd en budget vrijmaken voor een faciliteit om de klantenservice elders in hun bedrijf te verbeteren.
Ledenbeheer
Zolang er al sportscholen zijn, hebben managers op een bepaald moment te kampen gehad met problemen rond klantenbinding.
Volgens de IHRSA is er een groot aantal redenen waarom slechts 18% van de mensen die een lidmaatschap kopen de sportschool ook daadwerkelijk bezoeken. Voor fitnesscentra die op abonnementsbasis werken, is dit cijfer niet schadelijk voor hun inkomstenstroom.
Met de explosie van digitale fitnessoplossingen in het afgelopen decennium hebben fitnessconsumenten echter meer opties om een workout-app te downloaden of te investeren in fitnessapparatuur voor thuisgebruik. Niet alleen is het handiger voor leden om dit te doen, maar het kan ook goedkoper uitpakken dan het blijven betalen van een fitnessvergoeding. Dit vormt een bedreiging voor de toekomstige retentiemogelijkheden van sportscholen.
Tegenwoordig is het belangrijk voor sportschoolmanagers om een goede klantenservice te bieden samen met unieke fitnesservaringen. Managers moeten nu harder werken om hun leden betrokken te houden en zo loyaliteit te genereren voor hun club.
De meest impactvolle manier waarop een fitnessmerk een community kan starten is via communicatie. Maar voor fitnessmanagers kan het creëren, implementeren en uitrollen van gepersonaliseerde e-mails, sms'jes of pushberichten voor leden een overweldigend en inefficiënt technisch proces worden.
Gepersonaliseerde communicatie is nodig om ledenbetrokkenheid op te bouwen, en het kan krachtig zijn bij cross- of up-selling, daarom kunnen sportschoolmanagers, om het meeste voordeel uit ledencommunicatie te halen, werken met een clubmanagementsysteem dat ook een automatiseringscentrum heeft.
Met een alles-in-één systeem hoeven sportschoolmanagers geen lijsten met contactpersonen te verzamelen en te importeren om aan de slag te gaan. In plaats daarvan kunnen ze eenmalig automatiseringsregels instellen, boeiende content creëren, personaliseringstags toevoegen en het systeem berichten laten uitsturen op basis van wie aan de automatiseringscriteria voldoet.
In plaats van het opstellen en verzenden van zorgvuldig geschreven e-mails voor leden die ze misschien wel of niet lezen, betekent het eenmalig instellen van automatisering van communicatie dat managers kunnen werken en er zeker van kunnen zijn dat klanten op de hoogte worden gehouden en hun ledenbestand op de achtergrond wordt gevoed.
FOTO: PerfectGym stroomlijnt sportschoolactiviteiten screenshot van PG fitness nieuwsbrief
Verkoopbeheer
Zowel de verkoop van leden als secundaire uitgaven zijn een integraal aspect van de groei van elke fitnessclub.
Als het op ledenverkoop aankomt, hangt het sluiten van deals sterk af van de timing. Een van de ergste misdaden die een club kan begaan, is het koud laten worden van verkoopleads.
Voor veel clubs is dit echter een onvermijdelijke realiteit. In de meeste gevallen kan de boosdoener van gemiste verkoopkansen worden teruggevoerd op een gebrek aan organisatie en langdurige administratieve processen.
Het toewijzen van leads, het plannen van opvolgmomenten en het bijhouden van de verkoopgeschiedenis zijn, hoe belangrijk ook, veeleisende taken voor verkopers. En tijd hieraan besteden kan de focus wegnemen van het meest belangrijke element van verkoop... de verkoop prospect.
Voor een verkoopteam kan de keuze tussen het organiseren of koesteren van leads lijken op het klem zitten tussen een moeilijke plaats en een rots.
Om dit te verhelpen, kunnen fitnessclubs een clubmanagementplatform gebruiken waarin een klantenrelatiemanager is ondergebracht. Hierdoor is het niet nodig om meer dan één complexe software te beheren.
In tegenstelling tot algemene verkoopmanagementtools, zoals Salesforce en Hubspot, is een clubmanagementplatform met een ingebouwde CRM op maat gemaakt voor de fitnessverkoopbranche, waardoor het intuïtiever en gestroomlijnder te gebruiken is door de verkopers van de club.
Vanuit het oogpunt van teambeheer kunnen sportschoolhouders een overzicht krijgen van de verkooppijplijn van hun club, leads toewijzen en de individuele prestaties van elke verkoper bekijken.
Met alle communicatiegeschiedenis en verkoopprocessen op één plek, worden teamleden ontlast van complexe verkoopadministratie. Sportschoolmanagers kunnen zo ook een duidelijker beeld krijgen van de effectiviteit van hun verkoopteam.
Inventarisbeheer van secundaire uitgaven
Volgens IHRSA hebben clubs met een hogere secundaire uitgaven over het algemeen een hogere retentie. Het op voorraad hebben van essentiële fitnessproducten helpt om een gevoel van klantenloyaliteit te ontwikkelen, waardoor leden minder snel afhaken.
Het beheer van de voorraadbehoeften, promoties en productaanbevelingen kan echter naar de achtergrond verdwijnen wanneer er tijdens de dagelijkse kantooruren grotere prioriteiten zijn. Dit kan leiden tot een uitputting van producten en een verlies van extra inkomsten voor een club.
Om de inventaris op de achtergrond te houden, kunnen slimme sportschoolbeheersystemen automatisch het aantal producten tellen dat overblijft na elke verkoop, zodat managers met een paar muisklikken hun voorraadaantallen in realtime kunnen controleren in plaats van de producten om de paar weken handmatig te tellen. Sportschoolmanagers kunnen op die manier heel wat tijd besparen.
Met financieel beheer kunnen managers hun verkopen registreren, volgen en verbeteren. Of het nu gaat om het verzamelen van accurate betalingsgegevens, te weten wie te laat betaalt en wie waarschijnlijk zal afhaken, het is essentieel voor een goede bedrijfsvoering om op elk moment greep te hebben op uw financiële gegevens.
Bedrijfsrapportage
Werken in de fitnesssector en ervoor zorgen dat de dagelijkse activiteiten vlot verlopen, lijkt voor een manager de beste manier om zijn tijd te besteden, maar soms lopen managers van fitnessclubs in de val om zich te verdiepen in hun bedrijf.
Een deel van het succes van een fitnessclub is immers gebaseerd op het aanbieden van een goede fitnesservaring aan de leden. Het andere (vaak over het hoofd geziene) deel van het succes van een fitnessclub komt voort uit hoe goed een faciliteit als bedrijf in zijn geheel functioneert.
Het kan moeilijk zijn voor sportschoolmanagers om een stapje terug te doen en de bedrijfsprestaties van hun club te beoordelen. Voor de toekomst van hun club is het echter van essentieel belang dat ze dat wel doen.
Met een rapportage dashboard krijgt u een uniek overzicht in uw bedrijf, het zal u ook toelaten om verschillende elementen van gegevens in real-time te bekijken en te inspecteren als u dat wenst.
Andere software tools kunnen u gedetailleerde bedrijfsinformatie geven. Maar tenzij u een graad in data analytics hebt, is het afleiden van daadwerkelijk inzicht uit die cijfers een hoofdpijndossier.
Duidelijke datavisualisaties en overzichten van de belangrijkste clubprestaties maken het voor managers overbodig om te puzzelen op spreadsheets met cijfers.
Conclusie
Het stroomlijnen van fitnessfaciliteiten wordt voor sportschoolmanagers een cruciaal onderdeel van de groei van een bedrijf. Met geautomatiseerde diensten, en empowered personeel en leden, kunnen sportschool managers zichzelf in een unieke situatie plaatsen waar hun rol zich uitsluitend kan richten op het bouwen van unieke fitness ervaringen voor klanten.
Of het nu gaat om het gebruik van geavanceerde technologie zoals 3D-scanners of VR-studio's in een club, of om het monopoliseren van de meest trendy fitnesslessen, sportschoolmanagers zullen de vrijheid hebben om de meest voordelige aanbiedingen in hun club te implementeren.
Daarnaast kan een alles-in-één clubmanagementsysteem ook een gecentraliseerde hub van gegevens verzamelen voor sportschoolmanagers.
Als managers inzicht willen krijgen in hun retentiepercentages, lidmaatschapsbetalingen of piekuren, hebben ze toegang tot de cijfers binnen hun clubmanagementsysteem. Door deze gegevens te ontsluiten, kunnen sportschoolmanagers niet alleen hun prestaties bijhouden, maar ze kunnen de cijfers ook gebruiken om hun prestaties te bewijzen en de zwakke punten in hun bedrijf te identificeren.
Kortom, het installeren van een holistisch, open API-systeem binnen een fitnesscentrum kan een groot aantal taken voor een sportschoolmanager elimineren, waardoor ze hun fitnesscentrum echt efficiënt kunnen beheren.