Als je denkt aan een vriend die je fitnesskaart leent om een uurtje te gaan trainen, zie je dat niet echt als stelen.

Maar dat is het wel.

Fitnessclubs verschillen van de meeste fysieke bedrijven in die zin dat fraude regelmatig voorkomt. Telkens wanneer een lid zijn kaart, polsbandje of pasje aan een vriend geeft, maakt hij zich schuldig aan oplichting van de club.

Maar het is niet alleen externe fraude die regelmatig voorkomt.

Werknemers kunnen net zo schuldig zijn als het gaat om diefstal of fraude van een fitnessclub.

Uw clubbeheersoftware kan echter een groot afschrikmiddel zijn om fraude binnen uw club te voorkomen, zowel intern (werknemer) als extern (lid).

Hier zijn manieren waarop PerfectGym kan helpen.

Fraude met toegang tot het lidmaatschap voorkomen

De meeste fraude door leden vindt plaats bij de receptie of de check-in. Ze gebruiken de kaart of de polsband van hun vriend of familielid om de club binnen te komen.

U kunt fraude met lidmaatschap op de volgende manieren voorkomen

• Inchecken bij de receptie
• Scannen van vingerafdrukken
• Mobiele-app QR code met tijdslimieten

Elke manier heeft zijn nadelen, maar kan veel helpen om leden eerlijk te houden over de toegang tot uw club.

Receptionist check-in

Misschien wel de meest ouderwetse van alle check-in methodes, het gebruik van een persoon om ledenfraude te voorkomen, kan goed werken. Geef al uw leden standaard RFID-toegang (kaarten, polsbandjes of sleutelhangers) en laat ze deze scannen bij de receptie in aanwezigheid van een receptionist.

Met hun account in het kassasysteem (POS), kunt u de identiteit van uw lid controleren zodra hun naam en foto op het scherm verschijnen.

Het is misschien niet de meest digitaal geavanceerde methode, maar het voegt wel een veiligheidsniveau toe waarbij uw receptionist optreedt als poortwachter.

Scannen van vingerafdrukken

Het scannen van vingerafdrukken is een zeer veilige manier om te garanderen dat een lid de toegang tot zijn lidmaatschap niet kan weggeven.

Integratie met Gantner en het kassasysteem van PerfectGym maakt het mogelijk om de unieke vingerafdruk van elk lid aan zijn account te koppelen.

Mobiele app QR-code

Met unieke QR-codes voor elk lid in de mobiele app van uw club wordt ledenfraude, hoewel nog steeds mogelijk, veel moeilijker.

Wanneer klanten de club binnen willen, moeten ze een QR code genereren voor die sessie. Elke QR code kan een tijdslimiet hebben van maximaal 5 minuten. Dit betekent dat wanneer de code eenmaal is gegenereerd, deze na slechts een paar minuten verloopt, zodat deze niet opnieuw kan worden gebruikt.

Leden kunnen nog steeds screenshots maken en ze naar vrienden sturen, maar het wordt veel moeilijker om het exacte tijdstip waarop ze uw club binnengaan en wanneer de QR code wordt gegenereerd op elkaar af te stemmen.

Voorkomen van fraude met ledenbetalingen

Het is mogelijk dat leden proberen te betalen met verlopen kredietkaarten of zelfs met de kaart van iemand anders. Gelukkig integreert PerfectGym met betalingsproviders die dit soort zaken in de gaten houden.

Als een krediet- of debetkaart bijvoorbeeld verlopen is wanneer het tijd is om te vernieuwen, zal het systeem automatisch aangeven dat de betaling niet werd uitgevoerd. U kunt zelfs een bericht instellen in het automatiseringscentrum om het lid te laten weten dat hun kaart werd geweigerd.

Als een gebruiker een kaart probeert te gebruiken die niet van hem is, zal de aanbieder van de betalingsgateway verificatiemechanismen zoals wachtwoorden, pins of e-mailverificatie gebruiken om er zeker van te zijn dat de persoon die de transactie uitvoert, de eigenaar van de kaart is.

Fraude door werknemers voorkomen

Het is vreselijk om over na te denken, maar bijna elk bedrijf zal op een bepaald moment te maken krijgen met fraude gepleegd door een werknemer.

De meest typische vormen van werknemersfraude in fitnessclubs zijn:

• Receptionisten of verkoopadviseurs die geld aannemen van vooruitbetalingen in contanten
• Bedrijfslidmaatschappen verkopen aan niet-bedrijfsleden
• Lidmaatschappen of meerdere gastpassen aan vrienden of familieleden geven

Bovendien, hoewel het geen fraude is, kunnen werknemers deelnemen aan slechte bedrijfspraktijken. Zo kunnen zij soms oneerlijk handelen ten voordele van hun eigen commissies of om moeilijke verkoopdoelstellingen te halen.

Hier zijn enkele manieren om de hierboven genoemde problemen te bestrijden.

Commissies van werknemers

Een goede manier om dit tegen te gaan is het instellen van verkoopcommissies op basis van verkochte eenheden. Met deze commissiestructuur zullen verkopers eerder geneigd zijn contracten aan te bieden met de belangen van de klant in het achterhoofd.

U kunt bepaalde drempels instellen die verschillende commissiewaarden hebben. Zo kunnen verkopers bijvoorbeeld 10€ krijgen voor elk verkocht contract tot ze 25 contracten hebben verkocht, waarna ze 15€ krijgen voor elk verkocht contract.

Verkopen per verkochte eenheid helpt verkopers om eerlijk te blijven door de klant het contract te geven dat het beste bij hem past.

Managers kunnen zelfs een extra stap zetten en voor elke verkoop de goedkeuring van de sales manager vragen. Stel gewoon systeemrechten in om verkopers te verbieden contracten aan specifieke leden te koppelen.

Contante betalingen

In sommige clubs is EFT niet mogelijk, dus moet voor alle transacties contant geld worden gebruikt. Sommige clubs gebruiken een specifieke ruimte waar alle contante betalingen worden afgehandeld, gescheiden van de receptie.

In dat geval kunt u vanuit de Point-of-Sale software bonnetjes of bestellingen afdrukken die in de kassazone moeten worden ingenomen en betaald. Zodra de betaling is gedaan, kan een tweede ontvangstbewijs worden meegenomen naar de receptie om de transactie af te ronden.

Gastenpassen

Er zijn een paar manieren waarop u het aantal gastpassen dat mensen kunnen gebruiken kunt beperken.

Een daarvan is om het hele proces te digitaliseren en de ingevoerde informatie te gebruiken om hun identiteit te controleren wanneer ze naar de club komen om de pas op te halen.

Dit kan een combinatie zijn van:

• e-mailadres
• thuisadres
• documentnummer
• telefoonnummer

U kunt hen vragen deze informatie bij hun clubbezoek te verifiëren door de documenten in kwestie te verstrekken en te verwijzen naar het gastpasnummer dat via e-mail is verzonden.

Als ze uw mobiele app downloaden en op die manier een gastenkaart krijgen, kunnen ze de kaart maar één keer genereren en daarna worden hun gegevens in het systeem opgeslagen zodat ze niet opnieuw kunnen worden gebruikt.

Door een combinatie van deze methoden te gebruiken, wordt het heel moeilijk om gastpassen te dupliceren.

Verkopen van bedrijfslidmaatschappen aan niet-bedrijfsleden

Helaas komt dit voor.

Verkoopvertegenwoordigers, die proberen maandelijkse quota's te halen, geven kortingen op bedrijfslidmaatschappen aan prospects die geen bedrijfslid zijn. De prospect betaalt voor een goedkoper lidmaatschap en de verkoopvertegenwoordiger krijgt de commissie op een bedrijfscontract.

Om dit te voorkomen, moet u samen met uw verkoopmanager een goedkeuringsproces opzetten om alle verkopen goed te keuren voordat ze definitief zijn. Dit betekent dat uw verkopers geen contracten mogen toevoegen.

U kunt ook de behoeften van de prospect verifiëren door de notities in het CRM te controleren.

En ten slotte kunt u de accountnaam controleren met het corporate masterbestand om er zeker van te zijn dat de prospect op die lijst staat.

Conclusie

Helaas komt fraude voor in fitnessclubs.

Maar met een lidmaatschapsbeheerplatform dat zowel voor leden als werknemers controles en tegenwichten heeft, kun je zoveel mogelijk van de hierboven opgesomde problemen voorkomen.

Veel succes!