Guida completa ai software per i punti vendita delle palestre

La gestione di un fitness club presenta molti aspetti: processi, assistenza ai clienti, finanze e manutenzione delle attrezzature sono solo alcuni di questi. Per far funzionare una palestra, i proprietari devono far girare molti piatti contemporaneamente. E se un piatto cade e si rompe, a volte può essere un disastro per l'intero spettacolo.

Sì, la gestione di un fitness club è difficile.

Ma c'è un'arma segreta che la maggior parte dei club non utilizza per la propria attività: Un sistema POS (Point of Sale) avanzato.

Utilizzato al massimo delle sue potenzialità, il software POS può semplificare tutte le operazioni quotidiane del vostro fitness club. È come un occhio nel cielo che sa tutto ciò che accade nei locali della palestra.

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In sostanza, i sistemi olistici per i punti vendita possono demistificare i processi operativi, gestire meglio il vostro club dal punto di vista finanziario e aumentare la felicità dei soci.

In questo articolo scoprirete

• I motivi per cui le strutture per il fitness dovrebbero aggiornare il loro POS
• Esempi reali di come un ottimo POS può trasformare una palestra
• Una ripartizione delle caratteristiche che deve avere un ottimo POS

Perché le palestre hanno bisogno di sistemi POS migliori?

Nonostante il nome, i sistemi POS non servono solo per effettuare transazioni al banco con i soci del club. I migliori sistemi digitali per punti vendita possono infatti aumentare la spesa dei soci nel club e velocizzare i processi amministrativi.

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Ma nei fitness club i proprietari di solito utilizzano diversi sistemi per gestire la struttura. Questo può essere complicato da monitorare, lasciandovi in una confusione di rapporti e non riuscendo a raccogliere rapidamente le informazioni.

Inoltre, i sistemi preesistenti possono diventare irascibili, sovraccaricando il sistema con l'assalto delle informazioni e rendendolo incline a bloccarsi. Questi eventi possono portare il vostro locale a un punto morto e lasciare i soci frustrati per la mancanza di azioni che il personale di sala può portare a termine.

Tuttavia, un ottimo software POS può portare un nuovo livello di efficienza al vostro front desk, rendendo la vostra struttura più professionale, più fluida e più utile per i vostri soci.

L'industria del fitness sta crescendo a un ritmo esponenziale, il che significa che i consumatori sono sempre più consapevoli del loro benessere. Questo ha portato anche a un aumento delle alternative competitive per il fitness, come le app per l'allenamento e le macchine da ginnastica domestiche intelligenti. Per rimanere in gara e far crescere la vostra attività, la vostra struttura deve funzionare come una macchina ben oliata.

I giovani sono il gruppo demografico più numeroso che si dedica al fitness in questo momento, e sono abituati a sistemi veloci e a processi di pagamento mobile intuitivi. Il punto di riferimento è sempre più alto, quindi è logico che i fitness club debbano sostituire il loro software POS con modelli più intelligenti per soddisfare queste aspettative.

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Come può un sistema POS avanzato aiutare la vostra palestra?

Le aspettative dei soci del fitness sono sempre più alte e richiedono un servizio più rapido e un accesso facile a tutte le strutture. Tuttavia, il personale non può essere ovunque e sapere tutto contemporaneamente. L'errore umano può costare molto alla vostra attività. Pertanto, il vostro team ha bisogno di un piccolo aiuto per fornire l'assistenza che i soci cercano.

L'utilizzo di un unico sistema POS per le prenotazioni, i pagamenti, la registrazione dei clienti, le note, l'inventario, l'analisi e i rapporti significa che tutto il vostro team può accedere e lavorare da un unico sistema, il che rende molto più semplice anche la rendicontazione mensile.

Prenotazione di lezioni e trattamenti

Quando i vostri clienti si informano su un corso, è un'occasione privilegiata non solo per aumentare le entrate del vostro fitness club, ma anche per mostrare la vostra proposta di vendita unica. Le lezioni non sono solo esperienze di fitness, ma anche esperienze di legame.

Tuttavia, a causa di sistemi obsoleti o di una UX complessa, a volte il processo di prenotazione può risultare noioso e lungo per il personale o per i soci che utilizzano chioschi self-service. Ma con un sistema multifunzionale come PerfectGym, il personale della reception ha la possibilità di prenotare una lezione, fatturare un account, ricevere pagamenti e inviare promemoria, tutto all'interno del sistema del punto vendita.

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La reattività del software POS della palestra può elevare il servizio clienti, aggiungendo convenienza e tranquillità alla visita in palestra dei soci.

Inoltre, l'integrazione delle prenotazioni delle lezioni e dei PT con il sistema di gestione del club consente di avere un quadro generale dell'andamento delle lezioni, delle fasce orarie più richieste e del tipo di allenamento o istruttore più richiesto, generando rapporti e utilizzando i dati per il marketing via e-mail.

Informazioni come queste possono aiutarvi a costruire strategie di crescita migliori per la vostra struttura di fitness e a colmare potenziali perdite nei vostri flussi di entrate.

Note sui clienti

Sebbene tutti i soci si rivolgano alla vostra struttura per la salute e il fitness, sono comunque individui con esigenze e desideri unici, che richiedono quindi un'assistenza personalizzata.

Con l'automazione prevalente e i servizi generalizzati, un po' di comprensione e di attenzione umana sono molto utili per fidelizzare i soci e i club di fitness al giorno d'oggi. Uno studio di Wunderman ha rilevato che i consumatori statunitensi preferiscono i marchi che offrono un livello più elevato di servizio al cliente. L'utilizzo delle note dei clienti in un sistema POS per palestre può essere di grande impatto nel fornire questa attenzione.

Incoraggiando il personale ad annotare le proprie osservazioni sui soci con cui interagisce, il club può offrire loro servizi più personalizzati.

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Ad esempio, se qualcuno nota che il socio compra sempre una barretta proteica all'uscita della palestra, aggiungete una nota: "Offrite a Martha una barretta proteica al caramello salato. Se è scontata, consigliale di comprarne diverse".

Un'offerta di questo tipo è rilevante per il socio, che sarà quindi più propenso ad acquistare.

Questo non solo fa sentire i vostri soci a proprio agio, ma contribuisce anche ad aumentare le vostre vendite.

Gestione degli spogliatoi

Che si tratti di una palestra economica, di una boutique o di un marchio di lusso, i soci si aspettano strutture pulite e igieniche. Ma non vogliono nemmeno dover aspettare che le stanze e le attrezzature vengano pulite.

Se si tratta di una palestra aperta 24 ore su 24, 7 giorni su 7, questo può sembrare un compito piuttosto arduo, ma con un sistema POS integrato con gli armadietti alimentati elettronicamente, è possibile visualizzare la capacità dello spogliatoio con facilità.

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In questo modo è possibile pulire gli spogliatoi quando la capacità è bassa, per garantire che la struttura sia sempre pronta all'uso per i soci.

Inoltre, con un sistema POS avanzato, il personale del banco avrà la possibilità di comunicare elettronicamente con gli armadietti. Se una persona perde l'accesso alla tessera associativa o all'armadietto mentre si allena o dimentica quale sia il suo armadietto, il vostro team può vedere quale armadietto ha scelto e sbloccarlo a distanza.

Vendite al dettaglio

La spesa secondaria, o spesa accessoria, è qualsiasi entrata aggiuntiva generata dalla vendita di qualcosa che non rientra nel flusso di entrate principale della palestra. Articoli come l'abbigliamento sportivo, le proteine in polvere o i libri di cucina sulla nutrizione sono esempi di spesa secondaria.

Oggi i consumatori si aspettano di trovare molte delle soluzioni che cercano in un unico posto. In termini di fitness, ciò significa che quando i soci visitano il vostro fitness club, vogliono che offriate più di ellittiche e tapis roulant. Si aspettano che offriate anche altre soluzioni per la salute.

In risposta a questa nuova domanda, le palestre hanno ampliato i loro prodotti di spesa secondaria.

Equinox è il re del gioco delle spese secondarie. Avendo costruito un marchio di lusso ed esclusività, il marchio offre servizi spa, bottiglie d'acqua a marchio proprio, indumenti e, immergendosi nel settore dei viaggi, più avanti nel corso dell'anno lancerà il suo prodotto di ritiro per il fitness e un hotel di lusso per il fitness.

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Tuttavia, oltre a migliorare l'esperienza dei soci e ad aumentare le entrate, la spesa secondaria può comportare anche una maggiore complessità operativa.

I sistemi POS avanzati possono aiutare il personale a generare vendite, gestire l'inventario e completare e memorizzare le transazioni di pagamento per i prodotti secondari.

Ad esempio, con le raccomandazioni di PerfectGym per le spese intelligenti, il nostro software POS consiglia effettivamente i prodotti che potrebbero piacere o servire ai soci. Lavorando in modo simile a quello di Amazon, il software analizza i dati dei soci e li abbina ai prodotti secondari che la struttura offre.

Utilizzando una funzione di questo tipo, il personale è in grado di offrire prodotti realmente utili per i clienti.

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Un sistema di questo tipo nella vostra palestra può davvero far aumentare le entrate extra e dare al vostro servizio un ulteriore vantaggio personalizzato.

Dati finanziari del club

I sistemi POS per fitness club possono conservare tutte le transazioni del club in un unico posto. Possono mostrare chi ha pagato, chi ha elaborato il pagamento e quando. Ciò significa che è possibile esportare diversi tipi di rapporti finanziari con pochi semplici clic. Con una funzione di questo tipo siete in grado di tenere traccia di tutte le entrate del vostro club e, soprattutto, della loro provenienza.

Potreste scoprire che i vostri corsi stanno andando benissimo, ma le entrate dei soci sono basse. Oppure che i vostri prodotti di spesa secondaria forniscano più di quanto richiesto.

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Qualunque sia il caso, con i chiari rapporti finanziari generati da un sistema avanzato di punti vendita, sarete in una posizione più informata per prendere decisioni gestionali basate sui dati per il vostro club.

Inoltre, questo tipo di reportistica continua può essere di grande aiuto per la rendicontazione fiscale e per l'assegnazione delle provvigioni al team.

Commissioni

Gli ottimi sistemi POS non si limitano a tracciare le transazioni finanziarie del fitness club, ma possono anche tenere traccia di chi del personale ha effettuato la vendita.

Tenere un registro delle vendite del personale della reception può aiutarvi a ricompensare accuratamente i membri del team con le commissioni. Inoltre, vi dà la possibilità di vedere quali membri del team hanno effettuato il maggior numero di vendite di abbonamenti o di spese secondarie e quali invece sono rimasti indietro. Queste panoramiche possono darvi una visione reale del rendimento del vostro team.

Inoltre, vedere la mancanza di vendite da parte del vostro team può ispirarvi a pensare insieme a come aumentare gli acquisti di soci e prodotti.

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Con il software di gestione dei club di PerfectGym, i proprietari possono impostare regole di commissione diverse a seconda del club, del tipo di personale e delle metriche di vendita effettuate. Il sistema POS PerfectGym, già integrato, è in grado di monitorare quale membro del team ha effettuato una vendita al banco e di inviare le informazioni direttamente al sistema di gestione del club, dove è possibile visualizzare facilmente i rapporti sulle commissioni.

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Quali sono le caratteristiche di un ottimo software POS?

Non tutti i sistemi POS sono stati creati per essere uguali. Alcuni sistemi POS offrono solo le funzionalità di vendita essenziali per i fitness club. E se si offrono solo i servizi essenziali, possono andare bene per la palestra.

Tuttavia, a lungo termine, i sistemi POS di base non sono sempre in grado di gestire la crescita di alcune strutture di fitness. Per questo motivo è importante utilizzare un sistema POS in grado di gestire tutti i vostri futuri piani di espansione.

Ecco cosa dovreste cercare quando acquistate un sistema POS per palestre:

UX super semplice e registrazione facile

Un sistema POS per palestre può avere tutte le più belle caratteristiche, ma se l'esperienza dell'utente assomiglia al cruscotto dell'astronave Enterprise, allora non ha senso che il personale lo usi. Alla fine, un sistema POS dovrebbe rendere la vita più facile a voi e al vostro team, non più difficile.

In effetti, i sistemi POS avanzati sono strumenti tecnologici complessi e multifunzionali, ma questo non significa che debbano essere complicati da usare.

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L'UX di un ottimo sistema POS deve avere:

• Pagine informative leggibili a colpo d'occhio
• Visivamente accattivanti, con caratteri di grandi dimensioni
• Etichette coerenti delle funzioni e schede di navigazione chiare con icone di facile comprensione
• Design minimale della pagina per far capire all'utente a cosa serve esattamente la pagina stessa

Contratto senza carta e firma elettronica

I sistemi POS online dovrebbero significare meno documenti cartacei per la vostra azienda. Sono finiti i tempi in cui ogni cliente aveva un contratto cartaceo archiviato in un armadio buio da qualche parte.

I contratti online non solo aiutano l'ambiente, ma consentono anche di risparmiare sulle cartucce di stampa e sull'acquisto di carta, oltre a semplificare la vita dei clienti. Nessuno vuole occuparsi di una copia cartacea del proprio contratto; inviateglielo, invece, in modo che possano conservarlo in formato digitale sul proprio disco.

Come possono firmare il contratto i soci che non possono firmarlo fisicamente? Con una firma elettronica. Invece di carta e penna, i soci possono utilizzare uno stilo e un Digipad elettronico per apporre la propria firma. Lo stilo e il pad imitano i movimenti per firmare il contratto digitale.

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Con un contratto digitale, non c'è bisogno di compilarlo fisicamente e i dati dei soci sono al sicuro in un unico posto. Potete anche inserire automaticamente queste informazioni nel vostro CMS per creare i profili dei soci con il software di gestione dei club PerfectGym.

La registrazione dei nuovi soci è quindi più facile e veloce e può lasciare che il personale si concentri su aspetti importanti come l'inserimento nella struttura o la crescita dell'affluenza alle lezioni.

Funzioni robuste e pagamenti rapidi

Vi è mai capitato di aver bisogno di qualcosa di rapido, ma il vostro computer ha scelto quel momento per bloccarsi, caricarsi lentamente o bloccarsi? La frustrazione che si prova quando si ha bisogno di efficienza e qualcosa ci blocca è quasi nulla.

Immaginate se il vostro team o voi stessi doveste provare la stessa sensazione ogni volta che effettuate un pagamento. Immaginate come potrebbero sentirsi i vostri soci?

In fin dei conti, il sistema POS della vostra palestra deve fare una cosa molto bene: elaborare i pagamenti. La maggior parte delle persone non paga in contanti e, grazie alla tecnologia mobile, non usa nemmeno più la carta di credito. Pertanto, i migliori sistemi POS per palestre devono essere abbastanza potenti da elaborare i pagamenti rapidamente e abbastanza robusti da accettare qualsiasi tipo di pagamento.

Ricordate che il vostro sistema POS deve rendere la vita più facile al vostro team e più conveniente ai vostri soci. I più diffusi tipi di pagamento non in contanti che i vostri soci potrebbero utilizzare:

• Apple Pay
• Portafoglio Google
• Pagamento con carta contactless
• Carta di credito

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Oltre a questo, il sistema POS è anche responsabile della rapidità e dell'accuratezza con cui si risponde alle domande dei clienti. Se un socio vuole prenotare una lezione, pagare una quota associativa, ottenere l'ingresso o annullare il contratto e i vostri membri non possono aiutarlo, l'esperienza del cliente è terribile, ancora peggio se ciò accade durante l'ora di punta.

I vostri soci si aspettano dei risultati, quindi il sistema POS della vostra palestra non deve essere un semplice strumento.

I sistemi POS multifunzionali possono gestire molti processi, il che significa che hanno bisogno di processori più veloci e di una maggiore produttività. Devono essere abbastanza robusti da gestire molte attività contemporaneamente, ma abbastanza intelligenti da portare a termine i compiti in modo efficiente. Naturalmente, sistemi di questo tipo non vengono regalati. Ma questo è l'unico caso in cui la qualità batte la quantità.

Se si taglia sulla qualità e sulla funzionalità del sistema POS per palestre, si rischia di incorrere in incubi operativi in un secondo momento.

Integrazione con altri software di terze parti

I migliori sistemi POS per palestre sono in grado di integrarsi perfettamente con tutti gli altri software che utilizzate per gestire la vostra palestra, in modo da poter accedere, utilizzare e archiviare tutti i dati in un unico posto.

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L'utilizzo di molti sistemi diversi può essere disordinato. È quindi possibile integrarsi in modo da poter controllare tutti gli aspetti della palestra. Ad esempio, con un'API aperta, è possibile integrare i controlli degli accessi con il sistema POS del club e controllare gli ingressi dalla reception. Con PerfectGym, siamo già partner di Gantner, leader nel settore del controllo degli accessi, in modo che i nostri clienti possano monitorare le statistiche sulle presenze in palestra, bloccare i membri non paganti e controllare armadietti e cancelli d'ingresso in remoto dalla reception.

È inoltre possibile integrare il sistema POS con il sistema di gestione del club, in modo che tutte le transazioni possano essere inserite direttamente nel sistema e i rapporti possano essere generati facilmente. In questo modo, sarete in grado di visualizzare i tempi delle transazioni e chi ha effettuato il pagamento.

Basato su cloud e crittografato

Con così tanti dati sensibili che passano attraverso il sistema, il software POS deve essere sicuro. E per sicurezza intendiamo la sicurezza contro l'accesso di terzi alle informazioni dei vostri clienti e anche contro i guasti tecnici. Se si verifica un'interruzione di corrente o il disco rigido del sistema viene cancellato, in pratica si perdono tutte le informazioni sui clienti, le vendite, l'inventario, le commissioni, i rapporti finanziari e molto altro ancora.

Non sarebbe un colpo al cuore?

Fortunatamente, i sistemi POS di alto livello sono preparati per questi scenari da fine del mondo. Grazie all'hosting cloud multiplo che PerfectGym offre, i dati POS della vostra palestra possono essere salvati automaticamente ogni due ore.

Inoltre, a causa dei dati memorizzati nel vostro sistema, potreste diventare un bersaglio per gli hacker informatici che si introducono nei database per rubare i dati da rivendere ai criminali.

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In qualità di proprietari di una struttura, siete tenuti per legge a garantire la sicurezza delle informazioni private dei vostri soci. Il modo migliore per farlo è installare un sistema POS dotato di un sistema di crittografia pesante, in linea con le raccomandazioni del Payment Card Industry Data Security Standard.

In poche parole...

L'acquisto di un sistema di punti vendita robusto e multifunzionale può facilitare il flusso di lavoro quotidiano della vostra struttura fitness. Una migliore organizzazione e gestione significa che potrete smettere di affogare nell'amministrazione e iniziare a dedicare i vostri sforzi ad aiutare i soci e a far crescere la vostra attività.

Se desiderate fare un passo avanti e crescere ancora, il software POS per palestre può aiutarvi a gestire questa crescita. Con le funzioni sopra elencate, il vostro sistema POS può agire come un altro prezioso membro del team che guarda le spalle alla vostra struttura.