Veel managers en eigenaars van fitnessclubs kennen dit scenario maar al te goed: het eerste jaar na de opening van de club loopt ten einde en de resultaten zijn nog steeds onbevredigend, wat uiteraard zijn weerslag heeft op het algemene welzijn en het motivatieniveau. Na enige tijd nog "in" de club te zijn, vallen mensen in de routine van de actie, komen extra ideeën tot een einde en zijn de financiële effecten nog steeds teleurstellend. Mensen kunnen gaan denken: "wat doe ik verkeerd? Ik heb immers een prachtige club, geweldig personeel en veel verschillende lessen en trainingen! Waar maak ik een fout, wat kan ik doen om de prestaties van mijn club te verbeteren?'Dit is een heel typische situatie en zeker nu netwerkclubs of zelfbedieningsclubs de markt overspoelen. Waarom gebeurt dit? Waarom trekt een club niet zoveel klanten als de eigenaar verwacht of waarom is de retentie in de club laag?
Helaas is het antwoord niet zo eenvoudig en eenduidig. Er moeten zeker acties ondernomen worden, maar die moeten gebaseerd zijn op gedegen kennis en inzicht. Hier komt een vrij nieuwe dienst op het toneel die alle vragen beantwoordt die mensen hebben over onze eigen business - het is een operationele audit. Dit proces in twee fasen moet in een fitnessclub worden uitgevoerd door een gespecialiseerd adviesbureau. Het wordt gevolgd door een vergadering met de manager of eigenaar van de fitnessclub om meer informatie te verzamelen over de financiële toestand van de club, het businessplan en de doelstellingen, de rolverdeling in de club, enz.
Harde audit
Het eerste deel van de operationele audit wordt hard genoemd en dit zijn acties en stappen gebaseerd op cijfers die ons informatie geven over de echte financiële toestand. Dit verwijst naar de inkomsten van het fitnesscentrum en de procentuele spreiding tussen specifieke verkoopsgroepen zoals: lidmaatschappen, persoonlijke training, andere diensten. In dit stadium is het ook belangrijk te weten hoeveel actieve leden er zijn in verhouding tot de hele database en waarom. Het zal ook helpen te leren welk percentage klanten gebruik maakt van extra diensten die door de club worden aangeboden, welke diensten winstgevend zijn en welke tekortschieten. Een accountant gebruikt het beheersysteem van de club om meer gegevens te verzamelen, waardoor hij meestal veel rapporten kan opstellen die nodig zijn om de situatie van de manager in de club te analyseren. Een van hen, die zich dynamisch ontwikkelt op wereldschaal en nieuwe markten betreedt, is PerfectGym.
In dit onderdeel van de operationele audit kunnen managers het volgende te weten komen:
- wat de piekuren in de club zijn en waarom,
- hoeveel tijd een doorsnee clublid er gemiddeld doorbrengt en waarom,
- wat is de aanwezigheid in groepslessen op verschillende tijdstippen van de dag en in het weekend en waarom,
- welke groepslessen het populairst zijn en waarom.
Bovendien krijgt een manager ook informatie over retentie en het conversiepercentage van leads of eenmalige bezoeken aan de sportschool in volwaardige leden, enz. Dit deel van de audit is een grote hoeveelheid informatie die de eigenaar meestal wel bij de hand heeft, maar niet weet hoe hij die precies moet lezen en gebruiken. Om een beter perspectief te hebben, krijgen managers bovendien de analyse van de lokale markt voorgeschoteld met betrekking tot het potentieel van de stad of het gebied waar de club is gevestigd, in combinatie met de mogelijkheden van de club.
Auditoren analyseren het gebruik van de ruimte en de apparatuur in de club op netheid, efficiëntie en toegankelijkheid voor de gebruikers van de fitnessruimte. Een interessant punt van de harde audit is de analyse van de huurovereenkomst in termen van de mogelijkheid van onderhandelingen voorwaarden of het gebruik van de rechten die eigenaar heeft. De auditor zal de vaste en variabele kosten van de club onderzoeken in termen van hun optimalisatie.
Tenslotte gaat de harde audit over het bestuderen van de verkoop van lidmaatschapscontracten in termen van het op maat maken van het aanbod en het maximaliseren van de verkoop en bijkomende diensten vanuit het marge-oogpunt plus het analyseren van prijzen en leveranciers om het potentieel te vinden om de inkomsten van de club te verhogen. De laatste fase van het eerste deel van de audit is de analyse van de hele documentatie. Het is de moeite waard meer aandacht te besteden aan ongevallenformulieren, werkbriefjes, kassabonnen, verkooprapporten, openingen en sluitingen van de club, personeelsdossiers, de begroting van de club, enz.