Over de hele wereld is leren zwemmen niet minder een mijlpaal dan leren fietsen of je veters strikken. Zwemscholen profiteren dan ook van een gestage toevloed ( ͡° ͜ʖ ͡°) van geïnteresseerde consumenten die nieuwe klanten worden. Dit heeft ertoe geleid dat veel fitnesscentra het beste uit hun faciliteiten willen halen door zwemlessen aan te bieden als een bron van extra inkomsten.
Het runnen van een zwemschool komt met meer uitdagingen dan op het eerste gezicht lijkt. Of uw bedrijf nu een onafhankelijke zwemschool is of een nevenactiviteit bij een traditionele fitnessclub of vrijetijdscentrum, het uitvoeren van de ingewikkelde behoeften zwemlessen vereist een grote organisatie en management strategie.
Dit strekt zich uit van het selecteren van goede instructeurs, het onderhouden van georganiseerde klasse schema's, het leveren van impactvolle lessen, tot het opbouwen van sterke relaties met zowel studenten als ouders. Zwemscholen moeten ook voorbereid zijn om de steeds veranderende aard van hun bedrijf te behandelen: instroom van nieuwe klanten, onregelmatige klantenschema's, overstap van studenten naar nieuwe klassen of niveaus, enz.
Veel managementplatforms zijn niet gemaakt met cursussen voor kinderen in het achterhoofd, en hebben dus niet de mogelijkheden om gemakkelijk in te spelen op de veelvoorkomende behoeften van een ouder of voogd. Deze behoeften nemen alleen maar toe in complexiteit naarmate zwemscholen in de loop der tijd groter worden.
Dit artikel geeft een overzicht van de middelen, het beleid en de hulpmiddelen die nodig zijn om een zwemschool business model te laten slagen.
Het juiste personeel inhuren
Net als elke andere klantgerichte onderneming, zal uw zwemschool alleen zo gerenommeerd zijn als de leraren en het personeel dat u inhuurt. Het vergt een speciaal persoon om goed met jonge kinderen te werken, vooral degenen die een goede opleiding in waterveiligheid en eerste hulp hebben gevolgd. Zweminstructeurs moeten sterke zwemmers en effectieve communicators zijn die effectief kunnen vertalen naar hun jonge publiek. Vaak zullen zweminstructeurs een achtergrond hebben in de kinderopvang of een aanverwant gebied.
Zwemlessen moeten zo worden ontworpen dat er een evenwicht is tussen instructie en techniek op een leuke, innovatieve manier voor kinderen om te oefenen. Instructeurs moeten genoeg kennis hebben van de vroege opvoeding van kinderen om lessen en beoordelingen te maken die de vooruitgang van studenten meten, maar in evenwicht zijn met plezier, spelletjes en mogelijkheden voor socialisatie.
Als de lessen meer gevorderd worden, moeten de instructeurs uiteraard over de zwemvaardigheidsexpertise beschikken om hun leerlingen te helpen uit te blinken en hun vaardigheden te verbeteren. Ze moeten ook bedreven zijn in de communicatie met de ouders en de basis management verantwoordelijkheden verbonden aan de werking van de school.
Bepaal het unieke beleid van de zwemschool
Zwemscholen business modellen hebben de flexibiliteit om te werken op verschillende manieren. Sommige kunnen zo vloeiend zijn als schema's die elke week veranderen op basis van de inschrijvingen, anderen zo rigide als terugkerende klassen met toegewijde studenten. Ongeacht de structuur van uw zwemschool, het opstellen en handhaven van een uniform beleid is van cruciaal belang voor het succes van uw bedrijf. Enkele basisprincipes om te overwegen:
Betalingsbeleid
Zwemscholen moeten consistente factureringsschema's opstellen die aansluiten bij hun bedrijfsmodellen. Dit kan gaan van volledige betaling vooraf, gesegmenteerde betalingen door de cursus heen per maand of wekelijkse periode, of pay-as-you-go per les. Elk model heeft zijn voor- en nadelen: klanten kunnen worden afgeschrikt door een grote vooruitbetaling, terwijl meerdere betalingen het personeel openstellen voor onvermijdelijke problemen, zoals late betalingen of geschillen over annuleringen van lessen of terugbetalingen (zie annuleringsbeleid hieronder).
Vooruitbetalingen voor een volledige zwemcursus zouden moeten voorzien in terugbetalingen of inhaallessen indien een student lessen mist. Evenzo moeten gesegmenteerde betalingsschema's duidelijk aangegeven hebben welke kosten van toepassing zijn bij te late betaling, waarschuwingstermijnen voor het annuleren van lessen, enz.
Zwemscholen kunnen hun betalingsbeleid het beste afdwingen door flexibele en handige digitale betalingsmogelijkheden aan te bieden. Het aanbieden van zoveel mogelijk handige betaalmethodes verwijdert onnodige lasten voor ouders. Geautomatiseerde facturering garandeert ook dat de betaling wordt ontvangen zonder extra stress voor uw personeel.
Als er betalingsgeschillen ontstaan, leggen terugkerende factureringsprocedures de verantwoordelijkheid bij de klant om proactief uw beleid voor make-up of annulering van betaling te bespreken. Klantenportalen zijn een geweldige manier voor klanten om hun betalingen autonoom te regelen in plaats van de verantwoordelijkheden van het management van uw zwemschool persoonlijk uit te breiden.
Annulerings/Make Up Beleid
Het leven gebeurt, vooral voor typische zwemstudenten van 8 jaar en jonger. Daarom is het voor zwemscholen van essentieel belang om strenge richtlijnen voor het annuleren van lessen op te leggen. U moet:
- Een duidelijk tijdsbestek opstellen om de les zonder boete te annuleren (24 uur, 12 uur, enz.).
- Protocollen opstellen voor studenten die niet komen opdagen of die op het laatste moment afzeggen
- Duidelijk aangeven wat de mogelijkheden zijn voor studenten om de les af te zeggen. Voor vooruitbetaalde studenten, krijgen zij hun geld terug of kunnen zij een inhaalklas bijwonen, etc.
- Als u make-up lessen instelt, zorg er dan voor dat u passende opties heeft die werken voor de schema's en het zwemniveau van uw klanten.
Correspondentie met klanten en voortgangsrapporten
Net als bij elk ander bedrijf is het onderhouden van een goede relatie en communicatie met de klant van het grootste belang. Bij zwemscholen betekent klantencorrespondentie open communicatielijnen voor het beheer van de leden (betalingen, annuleringen van lessen, enz.) en het rapporteren van voortgangsupdates van studenten. De eerste en meest voor de hand liggende manier om de communicatie met klanten te organiseren is om ervoor te zorgen dat elke student ook contactinformatie van de ouders heeft op hetzelfde lidprofiel. Zwemscholen kunnen dan beslissen welk medium (e-mail, telefoongesprek, klantenportaal, enz.) het beste voor hen is om te gebruiken voor outreach.
Veel ouders hebben niet de mogelijkheid om de zwemlessen van hun kinderen bij te wonen of rechtstreeks met hun instructeurs te praten. Het opzetten van duidelijke communicatielijnen en schema's voor voortgangsrapportages zijn geweldige manieren om indruk te maken op uw klanten met uw service en persoonlijke aandacht. Beide partijen kunnen veel baat hebben bij instructeurs die een eenvoudig platform gebruiken om na de lessen gemakkelijk feedback te geven aan studenten.
Bovendien kunnen veel van deze communicatieve maatregelen gemakkelijk worden geautomatiseerd. Zwemschoolnieuws of aankondigingen kunnen gemakkelijk naar elke ingeschreven leerling of op individueel niveau worden gestuurd. Op groeps- of klasniveau kunnen instructeurs en medewerkers na de lessen samenvattingen van de lessen of belangrijke informatie via elk gewenst kanaal naar alle gezinnen van leerlingen sturen.
E-mails kunnen ook worden ingesteld om ouders automatisch op de hoogte te stellen van belangrijke updates voor de klas of de student: wanneer een student zich inschrijft, als een student een groep verlaat, verandering van klasniveau, verandering van leslocatie, enz.
Een andere geweldige en eenvoudige manier om uitstekende klantrelaties te onderhouden is door gebruik te maken van een klantportaal. Klant portals zijn een eenvoudig platform voor instructeurs om ouders op de hoogte te houden van de individuele vooruitgang van hun kinderen of feedback. Het gedeelte met aantekeningen (zie hierboven) kan ook worden gebruikt voor individuele voortgangsrapporten of specifieke klasaankondigingen, zoals aankomende evaluaties of klassenfeesten. Het kan ook worden gebruikt om ouders op de hoogte te stellen van gedragsincidenten die zich tijdens de lessen kunnen voordoen.
Samenhangend Platform voor Zwemschool Planning: Georganiseerde groep en klas segmentatie
De meeste zwemscholen volgen een vergelijkbaar formaat van categoriseren zwemlessen in verschillende niveaus (groepen), en vervolgens verder segmenteren die niveaus in klassen. Zwemschool groepen en niveaus hebben de neiging om door elkaar worden gebruikt om het zwemmen vaardigheid te definiëren, en dan zwemscholen zal een aantal verschillende klassen per groep per week.
Bijvoorbeeld, een school kan vier verschillende groepen / niveaus aanbieden, en dan elk niveau verdelen in vijf verschillende klassen die gedurende de week samenkomen. De niveaus in het bovenstaande voorbeeld worden aangeduid met verschillende dieren: Zeesterren, Schildpadden, Pinguïns, Zeehonden en Dolfijnen en dan in verschillende kleuren om de klassen aan te duiden.
Aan de beheerskant kunnen deze niveaus en klassen gemakkelijk in het systeem worden ingedeeld door verschillende namen, kleurblokkeringen, enz. Eenmaal gemaakt, moeten schema's kunnen worden aangepast om zo veel of zo weinig klassen per groepsniveau toe te voegen als nodig is, afhankelijk van de inschrijving en niveaus behoeften van uw klanten.
Groepen kunnen worden vastgesteld op basis van verplichte vaardigheden van zwemmers om de veiligheid van kinderen en de juiste plaatsing te garanderen. Groepen moeten ook flexibel genoeg zijn om een consistente wisseling van studenten te ondersteunen: studenten die van groep of niveau wisselen afhankelijk van een breed scala aan voorkeuren.
Eenvoudig maken van een lesrooster:
Zwemschool Schema creatie moet flexibele opties bevatten om de selecteren:
- Lengte van de cursus (hoeveel weken en maanden)
- Tijd waarop de les begint en eindigt
- Duur van de les
- Vereiste vaardigheidsniveau
- Aantal plaatsen in de klas
- Vereiste leeftijd (indien van toepassing)
Eenmaal gemaakt, moeten de roosters gemakkelijk te navigeren zijn voor het personeel in uw zwemschool management systeem. Dit kan worden gedaan door middel van verschillende etikettering opties, zoals het toewijzen van groepsniveaus een bepaalde kleur, en verschillende klassen door afbeeldingen of symbolen. Lesroosters moeten ook gemakkelijk te doorzoeken zijn met verschillende zoekparameters: zoals op leerling, lestijd, niveau, enz.
Het stroomlijnen van de meest voorkomende managementverantwoordelijkheden van een zwemschool is een groot voordeel. Als een ouder bijvoorbeeld zijn kinderen van twee verschillende leeftijden en niveaus wil inschrijven voor lessen die op hetzelfde moment plaatsvinden, kan het personeel gemakkelijk filters toepassen om beschikbare tijdslots te vinden die aan hun wensen voldoen. Deze filters kunnen ook helpen om snel te navigeren naar afgelastingen van lessen, het plannen van inhaallessen, aanwezigheid bij lessen, etc.
Beheer van lesroosters
Het registreren van studenten of het inschrijven voor lessen moet mogelijk zijn via verschillende handige kanalen. Naast inschrijving aan de balie of persoonlijk, kunnen ouders via klantenportalen de gegevens van hun kinderen invoeren en zelfstandig de lesroosters en beschikbare plaatsen bekijken.
Inschrijvingen bij zwemscholen hebben echter de neiging om problemen te ondervinden wanneer ouders verantwoordelijk zijn voor het selecteren van het juiste lesniveau voor hun kinderen. Zwemscholen kunnen dit tegengaan door de inschrijvingsprocedures zowel online als persoonlijk te beperken. Ten eerste kunnen er beperkingen worden ingesteld op inschrijvingsportalen om ervoor te zorgen dat het personeel het niveau van de zwemleerling goed kan beoordelen voordat de inschrijving wordt voltooid.
Dit kan worden bereikt door te eisen:
- ouders een vragenlijst moeten invullen
- een basistest zwemmen voor de inschrijving
De inschrijving moet zo worden gestructureerd dat een kind wordt ingeschreven met de bijbehorende ouderaccount/informatie op hetzelfde profiel.
Eenmaal ingeschreven, biedt het zwemschoolbeheer een eenvoudig platform om toegang te krijgen tot alle relevante informatie over de leerlingen, inclusief lidmaatschapsgegevens, cursusresultaten, betalingen, aanwezigheid en roosters om elk semester zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Tools voor ledenbeheer kunnen een ouder ook koppelen aan meer dan één kind of aan een reeds bestaande fitnessaccount. Het houden van deze accounts samen zal onnodige hoofdpijn in de toekomst van het vinden en koppelen van afzonderlijke lid profielen en relevante informatie te voorkomen.
Mogelijkheid om veel voorkomende zwemschoolproblemen op te lossen
Zwemscholen zijn vaak onderhevig aan een reeks van oncontroleerbare omstandigheden die invloed kunnen hebben op de lessen of het schema. Deze omvatten:
- Weersomstandigheden
- Technische problemen met zwembadonderhoud
- Sanitaire protocollen
- Medische noodgevallen
Deze helaas veel voorkomende aansprakelijkheden tonen de behoefte van zwemscholen om gemakkelijk op de hoogte te kunnen worden gebracht van lesuitval op elk gewenst moment. Met behulp van een geavanceerd beheerplatform kunnen zwemscholen van tevoren relevante e-mails verspreiden om te waarschuwen voor deze omstandigheden of voor het afgelasten van lessen.
Bovendien, in het geval dat een hele klas moet worden herschikt, moet uw online lesrooster u in staat stellen om het tijdsbestek voor slechts de eenmalige gelegenheid te verplaatsen zonder dat dit gevolgen heeft voor de rest van de regelmatig geplande lessen.
Afsluitende gedachten
Zwemscholen zijn een geweldige zakelijke onderneming, zowel als stand-alone scholen of als een extra optie voor fitnessfaciliteiten. Het aanbieden van zwemlessen kan een nieuw gevoel van gemeenschap te brengen aan uw fitness-of vrijetijdscentrum terwijl het diversifiëren van uw inkomstenstromen en klantenbestand bases. Hoewel niets kan opwegen tegen het belang van het inhuren van de perfecte medewerkers en het uitvoeren van goede lessen, kan vertrouwen op een sterke zwemschool management systeem een enorm verschil maken in het optimaliseren van uw dag-tot-dag activiteiten.
Door het gebruik van technologie om stressvolle back-end procedures te minimaliseren, kunnen zwemschool medewerkers en instructeurs hun tijd besteden aan het helpen van hun leerlingen om een van hun meest gekoesterde mijlpalen in hun jeugd met vlag en wimpel te bereiken.