Terwijl klantgerichte bedrijven over de hele wereld zich voorbereiden op de heropening, zullen zij worden geconfronteerd met nieuwe moeilijke uitdagingen die zij nooit eerder hebben meegemaakt. Zij zullen ongekende voorschriften moeten aannemen die de openbare veiligheid boven alles stellen.
Vooral voor sportscholen zullen de nieuwe voorschriften inzake volksgezondheid waarschijnlijk elk aspect van hun activiteiten beïnvloeden.
De harde realiteit is dat wanneer sportscholen en fitnesscentra hun deuren mogen openen, zij meer verantwoordelijkheden en druk zullen hebben dan ooit tevoren.
De meeste sportscholen staan onder immense financiële druk na de verliezen die ze hebben geleden door deze periode van gedwongen sluitingen, waardoor personeel en budget wellicht moesten worden ingekrompen. Zij zullen ook onder druk komen te staan door nieuw beleid dat extreme nieuwe hygiënemaatregelen en capaciteitsbeperkingen voorschrijft.
Niemand kan voorspellen wat de precieze sociale afstandsmaatregelen in de sportscholen zullen zijn, hoe lang ze zullen worden gehandhaafd, of dat ze over enkele maanden zullen terugkeren. Door nu al sterke operationele systemen op te zetten om de ledenstromen te reguleren, kunnen sportscholen hun activiteiten in de toekomst veiligstellen.
Gelukkig beschikken de meeste sportscholen al over basisinstrumenten in hun beheersystemen die kunnen worden hergebruikt om u te helpen zich aan te passen aan deze nieuwe capaciteitsparameters.
Sportscholen moeten nu handelen om duidelijke en werkbare procedures te creëren voor wanneer ze hun deuren weer openen.
Dit artikel zal bespreken:
- Nieuwe hygiënische procedures
- Communicatiestrategieën met leden
- Strategieën voor capaciteitsbeheer
- Hoe software-oplossingen uw nieuwe beleid kunnen ondersteunen
Houd het schoon
Voordat u een operationeel beleid kunt opstellen voor uw sportschool om weer open te gaan, bent u verantwoordelijk voor het creëren van een zo veilig mogelijke omgeving voor uw personeel en leden. Uw sportschool zal waarschijnlijk moeten voldoen aan nieuwe door de lokale overheid opgelegde schoonmaaknormen die kunnen worden gemeten aan de hand van metingen.
Uw schoonmaakbeleid moet grondig, nauwgezet en verantwoord zijn. U moet een duidelijk schoonmaakschema hanteren dat nooit in het gedrang komt: als u niet overdrijft, doet u waarschijnlijk niet genoeg.
Elk onderdeel van uw sportschool, van apparatuur tot receptiebalies, moet volgens een strikt schema worden ontsmet, zelfs als het niet is gebruikt.
U moet uw leden ook laten zien dat u zich inzet voor hun persoonlijke gezondheid, zodat ze met een gerust hart terugkeren naar uw sportschool. Daarom moet u strikte richtlijnen opstellen die uw personeel, schoonmaakploeg en leden moeten volgen.
Voorlopig kunt u ook extra lagen van hygiënische beveiliging overwegen voor sociale afstandseisen.
Naast het gebruik van de ruimte voor afstand tussen de machines, kunt u ook overwegen om tijdelijke plastic barrières te plaatsen rond machines die gemakkelijk kunnen worden ontsmet.
Om meer te lezen over specifieke netheidsprocedures voor uw sportschool, klik hier!
Duidelijke communicatie met leden
Uw berichten aan uw leden moeten meer zijn dan alleen maar laten weten dat uw sportschool weer open is!
Als uw sportschool een nieuw hygiëne- en capaciteitsbeleid begint te voeren, moet u uw leden van het begin tot het eind op de hoogte houden. Dit houdt in dat u hen informeert over:
- Hoe en wanneer ze toegang kunnen krijgen tot uw sportschool
- Welke maatregelen uw sportschool neemt om de overheidsrichtlijnen te volgen
- Hoe u prioriteit geeft aan de veiligheid van uw leden
- Waar uw leden persoonlijk verantwoordelijk voor zijn
De consistente communicatie die u tijdens de lockdown met uw klanten hebt opgebouwd, moet op dit hyperniveau blijven.
U zult uw omnichannel communicatieplatform moeten gebruiken om uw leden regelmatig op de hoogte te houden van uw club en hun persoonlijke bezoeken. Dit betekent dat u regelmatig correspondentie verstuurt via e-mail, sms en mobiele app, indien van toepassing.
Wees in dit extreme geval niet bang om klanten te belasten met uw frequente gebruik van massacommunicatie. Uw klanten zullen waarschijnlijk in de eerste plaats bang zijn om terug te keren naar de sportschool.
Door hen op de hoogte te houden van alle nieuwe systemen en richtlijnen in uw club, laat u zien dat u hun gezondheid en veiligheid boven alles stelt.
Veel van deze correspondentie over een club en individuele leden kan worden geautomatiseerd. Plan op zijn minst wekelijkse nieuwsbrieven over de status van uw club en de toegangsvoorwaarden voor leden.
Als uw club van plan is aanwezigheid toe te staan door vooraf te reserveren, zorg er dan voor dat u automatische bevestigings- en herinneringsberichten instelt om uw klant op de hoogte te houden.
U moet uw leden bewust maken van de nieuwe bedrijfsverwachtingen voor hun persoonlijke hygiëne. Voordat leden terugkeren, kunt u overwegen hen overeenkomsten te laten ondertekenen om deze nieuwe persoonlijke maatregelen te handhaven, zoals het frequent wassen van de handen, het schoonmaken van machines of een nieuw kleedkamergedrag.
Net als bij de hygiënische maatregelen zal ook de sociale afstand uiterst belangrijk zijn. Sportscholen hebben hun vloerindeling al aangepast om de afstand tussen de toestellen zo groot mogelijk te maken. Een vuistregel voor cardio-apparatuur is één gebruiker per drie loopbanden, spinfietsen, stairmasters, enz.
Systeem om capaciteit te controleren en grenzen te stellen
Sportscholen hebben duidelijke en beknopte plannen nodig voor hun capaciteitsbeheer. In de nabije toekomst zullen leden niet vrijelijk kunnen deelnemen wanneer ze maar willen.
Voor groepslessen zullen zeer strikte beperkingen gelden, afhankelijk van de grootte van de zaal en van de capaciteit van de sportschool als geheel.
U zult strikte beperkingen moeten opleggen aan het aantal mensen (personeel en leden) dat tegelijkertijd in uw club aanwezig mag zijn. U hebt ook een duidelijk systeem nodig dat ervoor zorgt dat de capaciteit nooit wordt overschreden.
Capaciteitsmanagement kan worden bereikt door middel van verschillende strategieën:
- Handmatig inchecken en uitchecken
- Vooraf geboekte afspraken
- Toegangscontrole Beperkingen
Handmatige (Front Desk) Capaciteitsstrategieën
Veel sportscholen zullen er de voorkeur aan geven de ledencapaciteit handmatig door het personeel te laten controleren. Deze methode houdt in dat uw baliepersoneel verantwoordelijk zal zijn voor het toezicht op het in- en uitchecken van klanten om ervoor te zorgen dat uw club nooit het maximale aantal bezoekers overschrijdt.
Deze methode is het beste voor kleinere sportscholen of sportscholen met veel contact die al vertrouwd zijn met het inchecken aan de balie in vergelijking met geautomatiseerde toegangscontroles. Het vereist geen onmiddellijke herconfiguratie van het beheersysteem, maar het zal onvermijdelijk veel zorg en aandacht van uw personeel vergen.
Dit systeem vereist ook dat uw leden een uitcheckprocedure volgen, die vaak over het hoofd kan worden gezien wanneer zij vrij vertrekken nadat hun workout is voltooid.
Er zijn echter verschillende manieren waarop de software- en hardwareoplossingen van uw sportschool u bij dit proces kunnen helpen, zelfs als het personeel deze processen handmatig uitvoert. Ten eerste kunt u het capaciteitsplafond van uw club verlagen in uw beheersysteem.
Wanneer gasten in- en uitchecken met toegangsapparatuur (kaarten, sleutels, enz.), zullen de leden worden bijgehouden ten opzichte van de capaciteit.
Zodra de capaciteit is bereikt, zal het systeem verdere toegang tot de club blokkeren. Leden die komen zodra de capaciteit is bereikt, kunnen worden toegevoegd aan een wachtlijst voordat er een plek is vrijgekomen voor toegang.
Met de juiste managementtools kan het personeel dat verantwoordelijk is voor het toezicht op deze in- en uitcheckprocessen een live dashboard metric van leden die momenteel in de club zijn/capaciteit voor meer leden controleren.
Telkens wanneer een lid in- en uitcheckt met zijn toegangsapparaat, zal uw systeem bijhouden hoe lang hij in uw club is gebleven. Met behulp van rapporten kunt u analyses uitvoeren over de typische verblijfsduur van leden. U kunt deze gegevens gebruiken om de doorstroom van uw leden gedurende de dag te plannen.
U kunt deze gegevens ook gebruiken om gasten te voorzien van geïnformeerde schattingen voor wachtlijsten om de club binnen te komen. Wachtlijsten hebben echter het duidelijke nadeel dat u uw leden niet gemakkelijk kunt laten weten wanneer ze de club kunnen binnengaan.
Ad-hoc bezoeken met mobiele app gegevens
Als uw club een mobiele app heeft, hebben sommige clubs manieren geconfigureerd om live updates te geven over de beschikbaarheid van de club. Door de live gegevens in de app te gebruiken, kunnen gebruikers bezoeken plannen door eerst de beschikbaarheid van de club te bekijken.
Zoals u hieronder ziet in de mobiele app van PerfectGym, biedt een nieuw dashboard een live update van de leden die momenteel in de club aanwezig zijn:
Deze basisinformatie kan helpen wachtlijsten te voorkomen of leden helpen redelijke verwachtingen te hebben voor toegang tot de club. Op die manier hoeven leden niet voortdurend naar clubs te bellen om te vragen of er nog plaats is voordat ze naar de sportschool gaan.
Capaciteitsbeheer vooraf
Een andere strategie voor capaciteitsbeheer is om uw klanten vooraf te laten reserveren, of tijdslots te laten reserveren om naar uw sportschool te komen, net zoals ze voor een les zouden doen. Om dit te doen, moet uw club een online systeem voor leden hebben om lessen te boeken, hetzij via klantenportals of een mobiele applicatie.
Deze strategie is geweldig omdat het zal zorgen voor een uitgebreide structuur te volgen. Uw leden kunnen van tevoren plannen en uw personeel zal worden geholpen door managementtools om het binnenkomen en verlaten van klanten te controleren.
Vooraf geboekte afspraken hebben ook het voordeel dat leden duidelijke vertrektijden krijgen in plaats van dat ze naar eigen goeddunken kunnen vertrekken.
Wat het management betreft, zal het sportschoolpersoneel er baat bij hebben als het van tevoren weet hoeveel leden het kan verwachten. Deze kennis kan worden gebruikt om te beoordelen of leden die op het laatste moment binnenkomen, ook toegang kunnen krijgen.
Dit betekent ook dat uw personeel geen leden hoeft te haasten om nieuwe leden toe te laten. Dit kleine vereiste kan een belangrijke verschilmaker zijn in het algemeen regelen van de stroom van uw klanten.
U kunt uw online lesboekingssysteem zo configureren dat het voor uw hele club geldt. Uw leden kunnen van tevoren een afspraak maken om uw sportschool te bezoeken en worden vervolgens verantwoordelijk gehouden voor hun vertrek wanneer hun tijd is verstreken.
Dit kan worden gedaan door een clubrooster te maken in plaats van alleen uw lesrooster. Klanten kunnen dan naar behoefte inchecken en de receptie houdt toezicht op het proces of zorgt voor aanpassingen.
Net als bij het inchecken voor een les, zullen leden handmatig of systematisch inchecken bij de receptie voordat ze de club binnengaan.
Met het vooraf boeken van sportschoolbezoeken, kunnen leden ofwel zelfstandig ofwel handmatig inchecken, afhankelijk van de bediening van uw systeem. Grote sportscholen die afhankelijk zijn van zelfbediening zullen er het meeste baat bij hebben om de toegangsregels te herconfigureren zodat ze op afspraken zijn gebaseerd.
Gegevensanalyses kunnen hier ook belangrijk zijn om te meten wat de gemiddelde tijd is die een lid in de club doorbrengt. U kunt tijdslots ontwerpen met verschillende beschikbare tijden (30 minuten, 45 minuten, een uur, enz.).
Bij het maken van schema's, moeten sportscholen rekening houden met het creëren van periodes strikt aangewezen voor het reinigen tussen afspraken. Deze periode zal ervoor zorgen dat leden zich meer op hun gemak voelen voordat ze uw sportschool binnengaan, maar zal ook laten zien in hoeverre uw sportschool uw leden beschermt.
Beheer van toegangscontrole
Als uw sportschool gebruik maakt van self-service check-in procedures via een toegangscontrole platform, heeft u meer tools tot uw beschikking om de capaciteit te reguleren.
Deze toegangscontrolesystemen kunnen uw eerste verdedigingslinie zijn bij het capaciteitsbeheer, waarbij u alleen gasten toelaat die aan uw nieuwe eisen voldoen, zonder dat u daarbij al te veel afhankelijk bent van personeel.
Toegangscontroleplatforms zorgen voor een granulaire controle van de toegang van leden, die gebaseerd kan zijn op specifieke lidmaatschappen, clubzones, tijdstip van de dag, of boekingen.
Als uw club besluit om een systeem van vooraf reserveren te gebruiken, kan uw toegangscontroleplatform zo worden geprogrammeerd dat alleen bezoekers worden toegelaten van gasten die zich voor deze specifieke tijdslots hebben ingeschreven.
Een andere veelgebruikte optie die sportscholen met hun toegangscontroleplatforms kunnen gebruiken, is het wijzigen van het lidmaatschapsbeleid zodat een lid alleen op bepaalde tijden/dagen uw club mag betreden.
Op basis van beschikbaarheid kunnen uw leden kiezen voor lidmaatschappen in piekuren of niet-piekuren en op bepaalde dagen, die vervolgens dienovereenkomstig kunnen worden geprijsd.
Lidmaatschappen die toegang verlenen van 9-10 uur 's ochtends moeten bijvoorbeeld lager geprijsd zijn dan lidmaatschappen tussen 18-7 uur 's avonds.
Zodra de ledenaccounts zijn bijgewerkt met de nieuwe lidmaatschapsgegevens, zullen de toegangscontrole-machtigingen de leden alleen toegang verlenen tijdens de hun toegewezen tijden, zodat uw club de maxima niet overschrijdt.
Om verschillende lidmaatschapsopties te creëren op basis van toegangstijden, kunt u klantpatronen beoordelen om typische piek- en daltijden te vinden, evenals de gemiddelde duur.
Deze gegevens kunnen u helpen tijdparameters in te stellen, zodat uw leden nog steeds het gevoel hebben dat ze genoeg tijd hebben gekregen om een goede workout te doen.
Integreer temperatuurcontroles
Net als bij veel andere openbare gelegenheden zijn temperatuurcontroles een goede eerste verdedigingslinie om de verspreiding onder controle te houden. De meest populaire apparaten meten de temperatuur onmiddellijk en zonder persoonlijk contact.
Dit is niet alleen een goede maatregel om uw sportschool veilig te houden, maar ook uw leden en personeel zullen gerustgesteld zijn.
Afsluitende gedachten
Het lijdt geen twijfel dat de heropening van een sportschool erg moeilijk zal zijn. In deze onzekere tijd moet u alles in het werk stellen om uw personeel en leden te helpen zich aan te passen aan dit tijdelijke "nieuwe normaal".
Naarmate uw sportschool nieuwe richtlijnen en strenge post-COVID-omstandigheden aanneemt, zullen uw activiteiten meer aandacht dan ooit nodig hebben. Het instellen van strikte procedures en capaciteitsbeheersystemen zal echter het echte verschil maken tijdens dit stressvolle proces.
Stel strikte schoonmaakroosters op en houd alle medewerkers en leden verantwoordelijk. Bereid u voor op een duidelijk systeem dat u helpt de capaciteit onder controle te houden, maar gebruik uiteraard de flexibiliteit om deze procedures waar nodig aan te passen aan de unieke behoeften van uw club.
Vertrouwen op uw personeel is gewoon niet genoeg: gebruik uw managementtools innovatief om dit proces zo veel mogelijk te helpen.
Uw personeel zal zich gesteund voelen door een solide technische basis om het nieuwe beleid van uw sportschool te handhaven. En het belangrijkste is dat uw leden zich gerustgesteld zullen voelen door uw inzet om hun gezondheid en veiligheid boven alles te stellen.