Perfect Gym Case Study: MACFit Turkije

Turkije, een onvolwassen maar groeiende fitnessmarkt, is veelbelovend voor de voortdurende groei van zijn fitnessindustrie. Alleen al in de afgelopen twee jaar groeide de omzet van het Turkse gezondheids- en wellnesssegment met 17%. De grootste bedrijfssportketen van het land, Mars Sportif, heeft met zijn budgetaanbod en hoogwaardige faciliteiten een belangrijke rol gespeeld bij het stimuleren van de belangstelling van het Turkse publiek voor fitness. Perfect Gym is blij dit toonaangevende fitnessmerk op de Turkse markt te kunnen bedienen.

Afbeelding

Mars Sportif debuteerde zijn diensten in Turkije in 2012 als een exclusieve high-end faciliteit genaamd MAC. Met het oog op exponentiële groei lanceerde Mars Sportif vervolgens MACFit, een veelzijdige budgetketen, als een meer betaalbaar fitnessalternatief in heel Turkije. Gezamenlijk bedient Mars Sportif meer dan 200.000 gebruikers in het hele land.

MACFit lanceerde als een low-budget concept toen de participatie onder de 2% lag en fitnesstrends in Turkije werden gedicteerd door high-end faciliteiten. MACFit breidde uit van zes clubs in 2013 tot 81 faciliteiten vandaag de dag en pionierde met een nieuw segment van de Turkse fitnessindustrie dat voorheen werd genegeerd vanwege hun hoge kwaliteit fitnesservaring aangeboden met flexibele betaalbare lidmaatschapskosten.

Volgens CTO, Serhat Göktepe, had Mars Sportif niet alleen een management platform nodig dat geschikt was voor hun diverse stijl van faciliteiten, maar ook een met digitale mogelijkheden om mee te groeien met hun snelle expansie en dominantie van de moderne Turkse Fitness industrie.

Mars Sportif's Overstap naar Perfect Gym

Mars Sportif wilde in 2018 overstappen op Perfect Gym vanwege de beperkingen van hun vorige software. Hun activiteiten werden beperkt door een gedecentraliseerd systeem dat geen goed overzicht bood van hun voortdurend groeiende clublocaties in heel Turkije. Ze voelden zich ook beperkt door hun onvermogen om hun contractopties af te stemmen op de specifieke behoeften van hun clubs en klanten, zoals:

• Geen opties voor herintreding van leden
• Beperkingen op het bevriezen van het lidmaatschap
• Geen mogelijkheden om contracten over te dragen, d.w.z. van jaarcontracten naar maandcontracten
• Geen automatische berekening van terugbetaling
• Geen upsell- of cross-sell-mogelijkheden

De druk van deze beperkingen sneeuwbalde uiteindelijk op in meer significante problemen, wat resulteerde in verlies van leden en inkomsten in hun faciliteiten. Bovendien konden hun afzonderlijke managementtools geen gelijke tred houden met de toenemende digitale eisen die de moderne fitnessbranche stelt aan zowel de consument als het management.

Met meer dan 90 fitnesscentra die volgens verschillende financiële en servicemodellen werken, erkende Mars Sportif dat er behoefte was aan een uitgebreid platform dat in staat was om mee te groeien met hun explosieve traject.

Geautomatiseerde diensten en gecentraliseerd beheer

Mars Sportif heeft zich in het proces om uit te groeien tot het leidende sportmerk in Turkije consequent moderne fit-tech geïntegreerd. Ze vertrouwden op verschillende geautomatiseerde en digitale tools om de dagelijkse activiteiten van hun clubs te vergemakkelijken, zoals eenvoudige self-service registratie en check-in om een efficiënt personeelsmodel te creëren, waardoor er geen on-site verkoop- of marketingafdelingen meer nodig waren. Op dezelfde manier maakte deze managementstructuur personeel vrij om prioriteit te geven aan de catering voor hun leden.

Afbeelding

Het ontbrak Mars Sportif echter aan een centraal kader om deze tools te controleren en te reguleren, wat leidde tot inconsistente rapporten of een verkeerde behandeling van klanteninformatie. Het MACFit-personeel moest zelf het hoofd bieden aan het probleem van frequente discrepanties en dubbele gegevens omdat de basisfuncties van de club werden uitgevoerd door losgekoppelde diensten. Het allesomvattende platform van Perfect Gym kon de onderhoudsproblemen waarmee hun ondersteunend personeel te maken kreeg, aanzienlijk verminderen.

Göktepe beschrijft de impact van Perfect Gym op de verbetering van de operationele uitmuntendheid en de kostenefficiëntie als volgt: "Nu is het (beheersoftware) veel meer clubgericht beheer; geen prestatieproblemen meer tijdens de maandafsluiting, twee keer sneller inningsproces in één enkel systeem. Hieronder kunt u zien hoe het aantal tickets dat het centrale Membership Management team ontvangt, is gedaald na de livegang van het systeem op 18 oktober."

Afbeelding

Deze duidelijke daling van het aantal problemen met leden waarvoor managementadvies nodig was om ze op te lossen, toont aan hoe Perfect Gym software de werkdruk op het personeel van een fitnesscentrum aanzienlijk kan verminderen.

Inkomstengroeiend platform

Göktepe erkent ook dat Perfect Gym een uitstekend platform is geweest om de winst te maximaliseren dankzij de flexibele en progressieve opties voor contractbeheer. Als een budgetclub genieten veel MACFit-vestigingen van stijgende lidmaatschapsaantallen door exclusieve aanbiedingen aan te bieden tegen een lage eenmalige kostprijs. Deze aanbiedingen stimuleren meestal nieuwe leden met jaarlijkse of tweejaarlijkse contracten tegen uiterst betaalbare prijzen, waardoor klanten voor een bepaalde periode zonder risico op opzegging worden veiliggesteld.

Deze aantrekkelijke aanbiedingen kunnen echter ook op maat worden gemaakt om het tegenovergestelde te bereiken. Budgetclubs kunnen leden verleiden met betaalbare kortetermijncontracten zonder boete bij contractbeëindiging. Hoewel deze strategie nuttig kan zijn om veel klanten te werven, zijn de clubs hierdoor vatbaar voor hoge opzeggingspercentages en bijgevolg onbetrouwbare inkomstenramingen.

MACFit kwam tot de conclusie dat het klantenverloop het grootst was wanneer leden van contracttype wilden veranderen omdat hun vorige beheersplatform de contractbetalingstermijnen niet kon herstructureren. De contractopties van Perfect Gym pakten dit probleem aan door een naadloze continuïteit te bieden tijdens het contractovergangsproces.

Afbeelding

Göktepe geeft een overzicht van de structurele veranderingen die zijn vestigingen hebben doorgevoerd in hun contractaanbod voor leden: "We hebben serieuze veranderingen in de bedrijfsprocessen doorgevoerd, zoals 'het buiten gebruik stellen van de prorataberekening voor het lidmaatschapsgeld' en 'lidmaatschap voor lange termijn vastleggen om de laagste maandprijs te krijgen'...Dankzij de uitgebreide functionaliteit van Perfect Gym werd dit grotendeels beheerd door configuratie van het systeem, naast enkele ontwikkelingen op maat."

Göktepe vervolgt: "Deze verandering heeft de verkoopratio van langetermijnlidmaatschappen drastisch verhoogd, wat in zeer korte (periode van) tijd een positieve impact zal hebben op de inkomstengeneratie. En nu beginnen lidmaatschapsperiodes niet meer van de 1e van de maand tot het einde van de maand en is er geen prorataberekening, wat opnieuw een zeer positieve impact heeft op de cashflow."

Veel fitnesscentra zijn traditioneel gebonden aan betalingsplannen die op de eerste van de maand moeten worden uitgevoerd in plaats van te beginnen op een dag die het lid goed uitkomt. Met deze strikte betalingsperiode waren veel leden ontevreden over het feit dat ze een evenredig deel van de kosten moesten betalen voor de dagen tussen het begin van het contract en het begin van een betalingscyclus.

Afbeelding

Met een systeem dat flexibele betalingsopties en -plannen aankan, hebben de faciliteiten van Mars Sportif de retentie verbeterd door hun leden hun eigen gespecificeerde betalingsplannen te laten opstellen zonder pro rata. Het gebruik van één allesomvattend systeem dat zowel het ledenbeheer als de betalingsprocedures beheert, vermindert de last en de kans op fouten voor zowel leden als personeel.

Bovendien stellen de gedigitaliseerde klantenportalen van Perfect Gym de leden in staat om op een eenvoudige manier een proactieve rol te spelen in het beheer van hun lidmaatschap. De grotere autonomie van de leden, ondersteund door flexibele betalingsplannen en diverse contractopties, heeft geleid tot een hogere klantentevredenheid bij MACFit.

Gebruik van de open API van Perfect Gym

Mars Sportif heeft ook gebruik gemaakt van Perfect Gym's open API om de beste innovatie-gedreven mogelijkheden te bieden waar hun leden gebruik van kunnen maken. Zo maken ze bijvoorbeeld gebruik van de API van Perfect Gym om alle gegevens van nieuwe klanten naadloos over te brengen naar het centrale systeem van Perfect Gym, wat van groot belang is geweest voor de groei en het beheer van hun bedrijf.

Afbeelding

Göktepe beschrijft deze integratie als "... cruciaal omdat we problemen hebben met dubbele en ontbrekende leden uit het oude systeem. Met de integratie van Perfect Gym hebben we dat soort fouten geëlimineerd en nu zijn we zeer flexibel genoeg om ons aan te passen aan elke wijziging van de online inschrijvingspagina op basis van de API's van Perfect Gym."

Bovendien stelt Perfect Gym's integratie met Virtuagym's full service mobiele applicatie alle MAC en MACFit leden in staat om hun persoonlijke en fitness gegevens te synchroniseren met het management platform.

Göktepe licht toe: "We hebben een naadloze integratie tussen Virtuagym en Perfectgym op het gebied van leden, credits, check-ins. De integratie heeft de mogelijkheden voor het maken van een Induction Appointment drastisch verbeterd. Het is slechts een paar seconden om lidgegevens met Induction Appointment credits van de Online Signup naar Perfectgym te sturen en Perfectgym naar Virtuagym, wat met oude systemen gemiddeld vijf tot tien minuten duurde."

Afbeelding

Bron

"Door dit te doen, kunnen leden heel eenvoudig Induction Appointments boeken vlak na het inschrijfproces. Check-in gegevens worden ook gesynchroniseerd van Perfectgym naar Virtuagym wat het mogelijk maakt om Check-in uitdagingen tussen leden in te stellen via mobiele app."

Door belangrijke gegevens van leden te verstrekken aan het Perfect Gym ledenplatform, kan deze informatie worden hergebruikt en geïnternaliseerd voor het management van Mars Sportif om de ervaring van hun klanten op persoonlijk of gemeenschapsniveau te verbeteren. Zoals gezegd kunnen hun leden door het meten van check-ins en trainingsgegevens deelnemen aan fitnessuitdagingen in de hele club, wat zowel een gevoel van clubgemeenschap bevordert als een extra stimulans vormt om de club regelmatig te bezoeken.

Digitale optimalisatie

Perfect Gym heeft ook een belangrijke rol gespeeld in de digitalisering van de diensten van MACFit om gelijke tred te houden met de technologische groei in de fitnesssector. Naast het bieden van het raamwerk voor digitale ledenbetrokkenheid, strekken deze basisfunctionaliteiten zich uit tot het gebruik van Perfect Gym's cloud-gebaseerde diensten en ledengegevens.

Göktepe verklaart: "Samen met de implementatie van Perfect Gym hebben we de manier waarop we werken en waarde leveren aan onze klanten fundamenteel veranderd. Bovendien hebben we, als we naar het 3e platform kijken, een robuuste infrastructuur gekregen door over te stappen van een on-premise systeem naar de cloud door Perfect Gym te implementeren. Als je bedenkt dat Perfect Gym het middelpunt en het meest cruciale onderdeel is van het hele applicatieportfolio, is het heel goed om te weten dat het in de veilige handen is van het Perfect Gym infrastructuurteam."

Afbeelding

Met een technologisch vooruitstrevende basis kan MACFit elke combinatie van de verworven data touchpoints gebruiken om de klantervaring te creëren en te leveren die bij hun merk hoort.

Op het gebied van bedrijfsontwikkeling, Göktepe credits Perfect Gym's data acquisitie tool set zijn even van vitaal belang zijn geweest om inkomsten en relevante prognoses te meten.

Göktepe verklaart: "De implementatie van Perfect Gym heeft ook onze analytische spierballen versterkt dankzij de kwaliteit en consistentie van de gegevens. Het is nu heel eenvoudig om gegevens uit Perfectgym te extraheren, te transformeren en te laden (ETL) naar ons datawarehouse via een directe databaseverbinding en alle KPI's worden gerapporteerd op basis van deze gegevens."

MACFit gebruikt deze cruciale datapunten nu om weloverwogen bedrijfsstrategieën en omzetprognoses te maken om hun bedrijfsdoelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. Het succes van deze initiatieven blijkt uit hun status als de toonaangevende fitnessonderneming in het land.

Slotgedachten

Met clubuitbreiding en digitale transformatie in het hart van de bedrijfsstrategieën van Mars Sportif, heeft Perfect Gym de toonaangevende fitnessketen van Turkije geholpen om hun prestigieuze reputatie te behouden. Hun diverse faciliteiten zullen blijven profiteren van PG's veelzijdige managementopties om zowel de groeiende fitnesspopulatie aan te spreken als hun huidige leden te behouden.