Wielu menedżerów i właścicieli klubów fitness dobrze zna ten scenariusz: pierwszy rok po otwarciu klubu dobiega końca, a wyniki nadal są niezadowalające, co oczywiście odbija się na ogólnym samopoczuciu i poziomie motywacji. Po pewnym czasie przebywania "wewnątrz" klubu ludzie popadają w rutynę działania, kończą się dodatkowe pomysły, a efekty finansowe są nadal rozczarowujące. Ludzie mogą zacząć się zastanawiać: "Co robię źle? Przecież mam piękny klub, świetną kadrę, mnóstwo różnych zajęć i treningów! Gdzie popełniam błąd? Co mogę zrobić, aby poprawić wyniki mojego klubu?" Jest to bardzo typowa sytuacja, zwłaszcza teraz, gdy rynek zalewają sieciówki i placówki samoobsługowe. Dlaczego tak się dzieje? Dlaczego klub nie przyciąga tylu klientów, ilu oczekuje właściciel, albo dlaczego retencja w klubie jest niska?
Niestety odpowiedź nie jest taka prosta i łatwa. Na pewno trzeba podjąć jakieś działania, ale muszą one być oparte na solidnej wiedzy i wglądzie w sytuację. I tu pojawia się całkiem nowa usługa, odpowiadająca na wszystkie pytania, jakie ludzie mają na temat własnej działalności - audyt operacyjny. Ten dwuetapowy proces powinien zostać przeprowadzony w klubie fitness przez wyspecjalizowaną firmę doradczą. Po wstępnym audytowaniu siłowni lub klubu fitness następuje spotkanie z menedżerem lub właścicielem siłowni w celu zebrania dodatkowych informacji na temat kondycji finansowej klubu, biznesplanu i celów, podziału ról w klubie itp.
Audyt twardy
Pierwsza część audytu operacyjnego nazywana jest twardą. Są to działania oparte na liczbach, które dają nam informacje o rzeczywistej kondycji finansowej. Chodzi tu o przychody klubu fitness i ich procentowe zróżnicowanie pomiędzy poszczególnymi grupami sprzedaży, takimi jak: członkostwo, treningi personalne, inne usługi. Na tym etapie ważne jest również, aby wiedzieć, ilu jest aktywnych użytkowników - w stosunku do całej bazy danych - i dlaczego. Audytowanie siłowni czy klubu fitness pomoże również dowiedzieć się, jaki procent klientów korzysta z dodatkowych usług świadczonych przez klub oraz które usługi są rentowne, a które deficytowe. Audytor wykorzystuje system zarządzania klubem do gromadzenia większej ilości danych, najczęściej umożliwiających wyciągnięcie wielu raportów potrzebnych do analizy sytuacji menedżera w klubie. Jednym z systemów, który dynamicznie rozwija się na skalę światową i wchodzi na nowe rynki, jest PerfectGym.
W tej części audytu operacyjnego menedżerowie mogą dowiedzieć się m.in:
- jakie są godziny szczytu w klubie i dlaczego,
- ile czasu przeciętnie spędza tam typowy klubowicz i dlaczego,
- jaka jest frekwencja na zajęciach grupowych o różnych porach dnia i w weekendy i dlaczego,
- które zajęcia grupowe cieszą się największą popularnością i dlaczego.
Jak widać, audytowanie siłowni czy klubu fitness przynosi wiele korzyści. Co więcej, menedżer uzyskuje informacje o wskaźniku retencji i konwersji leadów i pojedynczych wizyt na siłowni w pełnoprawnych klientów itp. Ta część audytu to ogromna ilość informacji, które najczęściej właściciel ma pod ręką, ale nie wie, jak dokładnie je odczytać i wykorzystać. Dodatkowo, aby uzyskać lepszą perspektywę, menedżerom przedstawiana jest analiza lokalnego rynku pod kątem potencjału miasta lub obszaru, w którym znajduje się klub, w połączeniu z możliwościami klubu.
Audytorzy analizują wykorzystanie przestrzeni i sprzętu w klubie pod kątem jego czystości, efektywności i dostępności dla użytkowników siłowni. Interesującym punktem audytowania siłowni czy klubu fitness jest analiza umowy najmu pod kątem możliwości negocjacji warunków lub skorzystania z praw, jakie posiada właściciel. Audytor bada też koszty stałe i zmienne klubu pod kątem ich optymalizacji.
Co więcej, audyt twardy polega na badaniu sprzedaży umów członkowskich pod kątem dostosowywania oferty i maksymalizacji sprzedaży. Audytor prowadzi też analizę usług dodatkowych z punktu widzenia marży, a także przygląda się cenom i dostawcom, w celu znalezienia możliwości zwiększenia zysków klubu. Ostatnim etapem pierwszej części audytu jest analiza całej dokumentacji. Warto zwrócić większą uwagę na formularze wypadków na siłowni, wykazy stanowisk pracy, raporty kasowe, raporty sprzedaży, dane dotyczące otwarcia i zamknięcia klubu, akta osobowe, budżet klubu itp.