Ponieważ firmy na całym świecie przygotowują się do ponownego otwarcia, będą musiały stawić czoła nowym trudnym wyzwaniom, z którymi nigdy wcześniej nie musiały się mierzyć. Zmiany będą obejmować bezprecedensowe regulacje, zgodnie z którymi bezpieczeństwo publiczne będzie traktowane priorytetowo.
Szczególnie w przypadku siłowni nowe przepisy dotyczące zdrowia publicznego prawdopodobnie będą miały wpływ na każdy aspekt ich działalności.
Trudna rzeczywistość polega na tym, że kiedy rządy zezwolą na otwarcie siłowni i klubów fitness, pracownikom przybędzie obowiązków, oraz zostaną poddani presji większej niż kiedykolwiek wcześniej.
Większość siłowni znajduje się pod ogromną presją finansową po stratach poniesionych w okresie przymusowych zamknięć, co może spowodować konieczność redukcji personelu i budżetu. Tę sytuację dodatkowo pogłębiają nowe polityki wymagające zupełnie nowych środków higieny i ograniczeń ilości osób przebywających w klubie.
Nikt nie jest w stanie przewidzieć, jakie dokładnie będą wyglądać działania w celu zapewnienia dystansu społecznego na siłowniach ani jak długo będą egzekwowane.
Dzięki wdrożeniu sprawnie działających systemów operacyjnych regulujących przepływ gości, siłownie zabezpieczą prawidłowe funkcjonowanie biznesu w przyszłości. Na szczęście większość siłowni używa już systemów do zarządzania, które pozwalają dostosować się do tych nowych parametrów wydajności.
Siłownie muszą działać teraz, aby stworzyć jasne i możliwe do wdrożenia procedury, które zadziałają, kiedy ponownie będą mogły otworzyć swoje drzwi dla klientów.
W tym artykule omówimy:
- Nowe procedury higieniczne
- Strategie komunikacji z klubowiczami
- Strategie zarządzania ilością osób w klubie
- Jak rozwiązania oprogramowania mogą wspierać nowe zasady
Dbaj o higienę
Przed utworzeniem zasad operacyjnych dotyczących ponownego otwarcia siłowni, jesteś odpowiedzialny za stworzenie możliwie najbezpieczniejszego środowiska dla swojego personelu i gości. Twoja siłownia prawdopodobnie będzie musiała spełnić nowe, określone przez władze lokalne standardy czyszczenia.
Zasady czyszczenia muszą być dokładne, skrupulatne i rozliczane. Musisz egzekwować przejrzysty harmonogram czyszczenia, który będzie funkcjonował bez komplikacji: warto kierować się zasadą, że lepiej przesadzić niż nie zrobić wystarczająco dużo.
Każda część siłowni, od sprzętu po biurka recepcyjne, musi być dezynfekowana według ścisłego harmonogramu, nawet jeśli nie była używana.
Staraj się także pokazać swoim członkom, że jesteś zaangażowany na rzecz ochrony ich zdrowia, aby zapewnić im wygodny powrót na siłownię. Dlatego stwórz ścisłe wytyczne dla swoich pracowników, ekipy sprzątającej i członków, których powinni przestrzegać.
Możesz również rozważyć dodatkowe wytyczne bezpieczeństwa higienicznego związane z utrzymywaniem dystansu społecznego. Oprócz zapewnienia odpowiedniej odległości między maszynami, możesz również rozważyć tymczasowe plastikowe bariery, które umieścisz wokół maszyn, są łatwe w dezynfekcji.
Komunikuj się z klubowiczami w jasny sposób
Wiadomości, które kierujesz do członków powinny być czymś więcej niż informowaniem ich, że Twoja siłownia powróciła do pracy!
Gdy twoja siłownia zaczyna ustalać nowe zasady higieny i działalności musisz informować swoich członków na każdym etapie.
Będzie to obejmować informowanie ich o:
- Jak i kiedy mogą uzyskać dostęp do twojej siłowni
- Jakie działania podejmuje Twoja siłownia, aby postępować zgodnie z wytycznymi rządu
- W jaki sposób priorytetowo traktujesz bezpieczeństwo swoich członków
- Za co twoi członkowie są odpowiedzialni
Systematyczna komunikacja, którą prawdopodobnie utrzymywałeś z klientami podczas zamknięcia klubu powinna pozostać na tak samo wysokim poziomie.
Najlepiej, jeśli będziesz korzystać z wielokanałowej platformy komunikacji, aby przekazywać członkom aktualne informacje o swoim klubie i ich osobistych wizytach. Oznacza to regularne wysyłanie korespondencji za pośrednictwem maili, SMS-ów, czy aplikacji mobilnej.
W tej niecodziennej sytuacji nie obawiaj się, że obciążasz klientów częstym korzystaniem z komunikacji masowej. Twoi klienci prawdopodobnie będą obawiać się powrotu na siłownię.
Informowanie ich o wszystkich nowych regulacjach i wytycznych klubu, pokaże, że cenisz ich zdrowie i bezpieczeństwo ponad wszystko.
Duża część korespondencji dotycząca klubu i poszczególnych członków może być zautomatyzowana. Zaplanuj wysyłanie przynajmniej cotygodniowych newsletterów na temat statusu swojego klubu i warunków dostępu do niego.
Jeśli Twój klub planuje zezwolić na wejście poprzez przez uprzednią rezerwację, upewnij się, że ustawiłeś automatyczne potwierdzenie i powiadomienia przypominające, aby poinformować o tym klienta.
Upewnij się, że twoi klubowicze są właściwie poinformowani o oczekiwaniach dotyczących higieny osobistej. Zanim członkowie powrócą, zastanów się, czy nie podpisać z nimi umów czy formularzy odnośnie przestrzegania środków ochrony higieny osobistej, takich jak częste mycie rąk, czyszczenie maszyn lub postępowanie w szatni.
Podobnie jak kontrola czystości, zachowanie odległości pomiędzy gośćmi będzie niezwykle ważne. Siłownie już zreorganizowały rozmieszczenie sprzętów, tak, aby zapewnić kilka metrów odstępu między maszynami. Podstawową zasadą stosowaną w przypadku sprzętu do ćwiczeń wysiłkowych będzie jeden użytkownik na trzy bieżnie, rowery, schody itp.
System monitorowania ilości osób i ustawiania limitów
Siłownie potrzebują jasnych i zwięzłych planów zarządzania zapełnieniem obiektu. W dającej się przewidzieć przyszłości członkowie nie będą mogli uczestniczyć w zajęciach wspólnych, kiedy tylko zechcą.
Zajęcia grupowe będą miały bardzo ścisłe ograniczenia w zależności od wielkości pomieszczenia.
Możliwe, że konieczne będzie nałożenie ograniczeń co do liczby osób (personelu i członków) dozwolonych jednocześnie w twoim obiekcie. Będziesz także potrzebował przejrzystego systemu, który zapewni, że dozwolona ilość osób nie zostanie przekroczona.
Zarządzanie zapełnieniem można egzekwować za pomocą kilku strategii:
- Indywidualna kontrola wejść i wyjść
- Wcześniejsze zarezerwowanie wizyty
- Ograniczenie wstępu
Kontrola wejść i wyjść przez personel
Wiele siłowni woli ręcznie kontrolować wizyty członków. Ta metoda oznacza, że pracownicy recepcji będą odpowiedzialni za nadzorowanie odpraw klientów w celu upewnienia się, że klub nigdy nie przekroczy maksymalnej liczby gości.
Ta metoda sprawdzi się w mniejszych klubach, lub tych utrzymujących kontakt z klientem na wysokim poziomie. Ta strategia sprawdzi się też w siłowniach, które są już zaznajomione z odprawami w recepcji i stosują tę metodę zamiast automatycznej kontroli dostępu.
Wprowadzenie takich procedur nie będzie wymagało natychmiastowej rekonfiguracji systemu zarządzania, ale z pewnością wymagać będzie od personelu dużej uważności.
Ten system będzie również wymagał, aby Twoi członkowie postępowali zgodnie z procedurą sprawdzania ich wejść i wyjść, które często można przeoczyć, gdy odchodzą swobodnie po zakończeniu treningu.
Istnieje kilka sposobów na to, aby oprogramowanie siłowni i integracja ze sprzętem wspierały cię w tym procesie, nawet jeśli personel jest bezpośrednio odpowiedzialny.
Po pierwsze, możesz obniżyć limit osób przebywających jednocześnie w klubie, w systemie zarządzania.
Gdy goście zameldują się i wymeldują za pomocą karty czy klucza, będą “śledzeni” w zależności od ustawionego limitu.
Po osiągnięciu maksimum limitu system zablokuje dalszy dostęp do klubu dla następnych gości. Członkowie, którzy wówczas będą chcieli wejść, mogą zostać poproszeni o poczekanie na wejście kiedy miejsce się zwolni.
Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania personel odpowiedzialny za nadzór nad odprawą będzie mógł sprawdzić dane w systemie na żywo tzn. ile członków aktualnie przebywa w klubie / ile osób jeszcze może wejść.
Za każdym razem, gdy gość wejdzie i wyjdzie przy użyciu swojego urządzenia dostępowego (klucza, karty, bransoletki itp.), system skataloguje, jak długo przebywał w twoim obiekcie. Korzystając z raportów, możesz przeprowadzać analizy dotyczące typowego czasu pobytu członków. Możesz użyć tych danych, aby zaplanować przepływ członków w ciągu dnia.
Zgromadzone dane pozwolą ci także na podanie gościom prognoz dotyczących list oczekujących na wejście do klubu. Listy oczekujących na wejście mają niestety tę wadę, że nie będziesz w stanie powiadomić członków o tym, kiedy będą mogli wejść do klubu.
Wizyty ad-hoc a dane z aplikacji mobilnej
Jeśli twój klub posiada aplikację mobilną, możesz skonfigurować dostarczanie bieżących aktualizacji dotyczących stanu zapełnienia klubu. Biorąc pod uwagę aktualizowane na bieżąco dane w aplikacji, użytkownicy mogą planować wizyty, najpierw wyświetlając stan zapełnienia i dostępność swojego klubu. Jak widać poniżej w Aplikacji Mobilnej PerfectGym, nowy pulpit nawigacyjny zapewnia aktualizację obecnych w klubie członków na żywo:
Te podstawowe informacje mogą pomóc uniknąć oczekiwania na wejście do klubu lub pomóc członkom przewidzieć i zaplanować czas oczekiwania na wejście. To również wyeliminuje problem częstych telefonów do klubu z zapytaniami o stan zapełnienia.
Rezerwacja wizyty w klubie
Inną strategią zarządzania limitami członków jest dokonywanie uprzednich rezerwacji. Oznacza to zarezerwowanie wejścia na siłownię w określonym przedziale czasowym , tak jak na zajęciach. Aby to zrobić, twój klub będzie musiał posiadać system online dla członków, aby zarezerwować zajęcia za pośrednictwem portalu klienta lub aplikacji mobilnej.
Ta strategia jest świetna, ponieważ zapewni kompleksową, zaplanowaną strukturę.
Twoi członkowie mogą planować wizytę z wyprzedzeniem, a Twoi pracownicy będą wspomagani narzędziami do kontrolowania wejść i wyjść klientów.
Uprzednio zarezerwowane wejścia mają tę zaletę, że dają członkom jasne godziny wyjścia, zamiast pozwalać im na opuszczenie obiektu według własnego uznania. Po stronie zarządzania pracownicy siłowni mają wiedzę, ilu członków mogą się spodziewać. Oznacza to również, że Twoi pracownicy nie będą odpowiedzialni za pospieszanie gości, by móc wpuścić kolejnych.
Możesz zmienić konfigurację swojego internetowego systemu rezerwacji, aby zastosować go do swojego klubu jako całości. Można to zrobić, tworząc plan zajęć obejmujący cały klub. Klienci mogą następnie rezerwować miejsca, a recepcja nadzoruje cały proces lub wprowadza zmiany. Podobnie jak przy odprawie na zajęcia, członkowie będą meldować się ręcznie lub za pomocą urządzeń w recepcji przed wejściem do klubu.
Dzięki wcześniejszej rezerwacji wizyty na siłowni, członkowie mogą zameldować się samodzielnie w recepcji lub przy użyciu kart dostępu. Siłownie, które posiadają system samoobsługowy powinny skonfigurować zasady dostępu, które będą oparte na terminach wejść.
Istotne są także analizy danych, które pozwolą zmierzyć średni czas pobytu gości w klubie. Możesz planować przedziały czasowe wstępu w różnych interwałach (30 minut, 45 minut, godzina itp.).
Podczas tworzenia harmonogramów na siłowniach należy pamiętać o uwzględnieniu czasu przeznaczonego wyłącznie na sprzątanie między wejściami gości. Przewidziany czas na dezynfekcję sprawi, że członkowie poczują się bardziej komfortowo przed wejściem na siłownię.
Zarządzanie kontrolą wstępu
Jeśli Twoja siłownia opiera się na procedurach samoobsługowych, a wejścia i wyjścia klientów dokonywane są za pomocą systemu, a konkretnie platformy kontroli dostępu, to będziesz mieć do dyspozycji więcej narzędzi do mierzenia zapełnienia w klubie.
Systemy kontroli wstępu mogą bardzo dobrze sprawdzą się w zarządzaniu pojemnością, wpuszczając gości, tylko wtedy kiedy limity miejsc nie zostały przekroczone, oznacza to, że nie musisz polegać na personelu.
Platformy kontroli dostępu zapewniają szczegółową kontrolę dostępu członków, która może być oparta na określonych typach członkostw, strefach klubowych, porze dnia lub wpisach rezerwacji.
Jeśli Twój klub zdecyduje się skorzystać z systemu rezerwacji wstępnej, platformę kontroli dostępu można zaprogramować tak, aby zezwalała na wstęp tylko gościom, którzy zapisali się na te konkretne terminy.
Inną powszechną opcją, z której siłownie mogą korzystać w platformach kontroli dostępu, jest zmiana zasad członkostwa, aby zezwolić temu członkowi na wejście do klubu tylko w określonych godzinach / dniach.
W zależności od dostępności członkowie mogą zdecydować się na członkostwo w godzinach szczytu lub poza godzinami szczytu oraz w określone dni, które następnie można odpowiednio wycenić.
Na przykład członkostwa, które zezwalają na wejście od 9-10 rano, powinny być wycenione niżej niż członkostwa między 18-19 wieczorem.
Następnie, gdy konta członków zostaną zaktualizowane o nowe szczegóły członkostwa, uprawnienia kontroli dostępu będą przyznawać członkom tylko w wyznaczonym czasie, gwarantując, że Twój klub nie przekroczy limitów zapełnienia.
Aby utworzyć różne opcje członkostwa w oparciu o czasy wejścia, możesz ocenić wzorce klientów w celu wskazania godzin szczytu, a także średniego czasu trwania wizyty.
Te dane mogą pomóc w ustawieniu parametrów czasu, aby Twoi członkowie nadal mieli wrażenie, że przydzielono im wystarczająco dużo czasu na trening.
Uwzględnij kontrolę temperatury
Podobnie jak wiele innych miejsc publicznych, kontrola temperatury jest świetną pierwszą linią obrony do kontrolowania rozprzestrzeniania się wirusa. Warto zwrócić uwagę na urządzenia mierzące temperaturę natychmiast i bez kontaktu osobistego.
Ten środek jest nie tylko świetny do zapewnienia bezpieczeństwa twojej siłowni, ale także sprawi, że Twoi członkowie i pracownicy będą czuć się spokojni.
Podsumowanie
Bez wątpienia ponowne otwarcie siłowni będzie niezwykle trudne. W tym niepewnym czasie będziesz musiał zrobić wszystko, co możliwe, aby pomóc pracownikom i klubowiczom w dostosowaniu się do “nowych standardów”.
Gdy twoja siłownia przyjmie nowe wytyczne i warunki po COVID, twoje operacje będą wymagały większej uwagi niż kiedykolwiek wcześniej. Jednak ustanowienie solidnych procedur i systemów zarządzania wydajnością sprawi, że łatwiej będzie ci wdrożyć i kontrolować ten stresujący proces wprowadzenia nowych procedur.
Ustal ścisłe harmonogramy sprzątania i postaraj się, aby pracownicy i członkowie przestrzegali ich i poczuwali się do odpowiedzialności . Zaopatrz się we właściwy system, lub właściwie skonfiguruj ten, którego używasz - pomoże ci kontrolować pojemność, ale oczywiście skorzystaj z elastyczności, aby dostosować te procedury do potrzeb, aby najlepiej odpowiadały Twoim unikalnym potrzebom klubu.
Poleganie na pracownikach po prostu nie wystarczy: w innowacyjny sposób korzystaj z narzędzi zarządzania, aby wesprzeć ten proces.
Twoi pracownicy poczują się wspierani solidnymi podstawami technicznymi, aby utrzymać nowe zasady obowiązujące na siłowni. Co najważniejsze, Twoi członkowie poczują się komfortowo, gdy poświęcisz się przede wszystkim zdrowiu i bezpieczeństwu.